KI ist längst kein Trend mehr, sondern im Privaten wie im Beruflichen längst angekommen. Viele Unternehmen versprechen sich vom Einsatz der Technologie vor allem Steigerungen der Effizienz und Effektivität in den Kernprozessen. Entsprechend macht diese Entwicklung auch vor dem Rechnungswesen nicht halt. KI-Systeme werden auch in diesem Bereich mehr und mehr die Grundlage für die Automatisierung manueller Aufgaben und die Basis für strategische Entscheidungen schaffen. So steckt in der KI z. B. auch großes Potenzial, die Arbeiten rund um das Thema Jahresschluss und die Prüfung der Abschlüsse zu optimieren. Schon jetzt – doch spätestens ab 2025 – stehen die Zeichen ganz eindeutig auf Digitalisierung: Mit der Einführung der E-Rechnung wird die Nutzung von KI im Rechnungswesen in Zukunft deutlich einfacher.
Dieser Beitrag zeigt, wie KI die Arbeit im Rechnungswesen unterstützt, welche Vorteile die Technologie bietet und wie sich die E-Rechnung darauf auswirkt.
Anwendungsfelder für KI im Rechnungswesen
„Geschäftsvorfall identifiziert – schlage folgende Buchung vor…“ Künstliche Intelligenz ist extrem gut darin, Strukturen in großen Datenmengen zu erkennen. Außerdem kann sie auf Basis von Wahrscheinlichkeiten möglichst passgenaue Entscheidungen treffen bzw. vorschlagen. Diese Stärken lassen sich in der Praxis vielfältig nutzen.
Am Beispiel der Finanzbuchhaltung zeigt sich, wie die KI nicht nur Routinefälle automatisiert, sondern auch den Weg für präzise Analysen und fundierte Entscheidungsfindung ebnet. Dazu zählen z. B.
- Automatische Buchung von Geschäftsvorfällen: Standardgeschäftsvorfälle werden in Zukunft voll automatisiert gebucht und verarbeitet.
- Automatische Rechnungsstellung: KI-Systeme können wiederkehrende Rechnungen, beispielsweise für Abos automatisch erstellen und versenden, was den manuellen Aufwand erheblich reduziert. Solche Tools können zudem dem Zahlungseingang selbst im Blick behalten und falls notwendig, den Mahnlauf in Gang setzen. Das spart Zeit und Kosten.
- Schnelle Prüfung von Rechnungsinhalten: KI-gestützte Systeme können Rechnungen mit den vorhandenen Stammdaten, wie Namen oder Bankdaten, abgleichen. Sie erkennen Abweichungen und können Fehler korrigieren, z. B. einen Zahlendreher in der IBAN.
- Automatisierte Klassifizierung und Archivierung von Finanzdokumenten: Rechnung, Gutschrift oder Mahnung? Die KI erkennt, um welche Art von Finanzdokument es sich handelt und klassifiziert es entsprechend. Nach vollendetem Zahlungslauf ordnet die Software das Dokument automatisch dem richtigen Ablageort zu.
- Digitale Rechnungsverarbeitung auf Basis automatisierter Workflows: KI gestützte Systeme können Rechnungen anhand ihres Inhalts automatisch an die richtige Person zur Prüfung, weiteren Bearbeitung und Freigabe weiterleiten. Dabei können sie z. B. die Bankverbindung herausfiltern, um Transaktionen zu überprüfen.
- Automatisierte Durchführung von Compliance-Prüfungen: Unternehmen sind verpflichtet, bestimmte betriebsinterne Prüfungen durchzuführen, z. B. wenn sie neue Lieferant:innen- oder Kund:innenbeziehungen eingehen wollen. KI-Tools können diese Prüfungen automatisch durchführen und das Unternehmen so dabei unterstützen, sich regelkonform zu verhalten.
Vorteile von KI im Rechnungswesen
Künstliche Intelligenz kann die Buchhaltung an vielen Stellen sinnvoll unterstützen. Dies sind die wichtigsten Vorteile, die sie bietet:
Risikominimierung: Künstliche Intelligenz kann dabei helfen, Fehler in Form falscher Buchungen oder unkorrekten Rechnungen zu reduzieren. Sie kann somit das Risiko steuerrechtlicher Konsequenzen senken.
Freie Ressourcen: Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels sollte sich jede verfügbare Kraft auf wertschöpfende Tätigkeiten fokussieren, statt sich in Papierbergen zu verlieren. KI entlastet die Beschäftigten im Rechnungswesen und schafft Freiräume für komplexe und strategische Aufgaben.
Geringe technische Schwelle bei Einführung: KI-Systeme lassen sich in der Buchhaltung einfach integrieren, da die technischen Voraussetzungen eher gering sind. Deshalb eignen sie sich auch für kleine und mittelgroße Unternehmen.
Kosteneinsparungen: Künstliche Intelligenz kann einen wirksamen Hebel für Einsparungen darstellen. Kosten, z. B. für das Outsourcing der Buchhaltung ins Ausland, können reduziert und die Buchhaltung günstiger wieder am eigentlichen Unternehmensstandort stattfinden.
KI und Digitalisierung im Rechnungswesen: Zukunftsorientierte Veränderungen
Mit der Einführung der E-Rechnung ab 2025 durch das Wachstumschancengesetz wird der Weg für KI im Rechnungswesen geebnet. Denn um Künstliche Intelligenz einsetzen zu können, sind strukturierte Daten notwendig. Mit der E-Rechnung ist dies automatisch der Fall. Für Unternehmen, die bislang noch gezögert haben, KI-Tools für ihre Buchhaltung zu nutzen, bietet sich spätestens jetzt die optimale Gelegenheit. Denn: Die Zukunft des Rechnungswesens ist digital.
Um mit dem Unternehmen zukunftsfähig zu bleiben, sollten Finance-Verantwortliche die aktuellen Entwicklungen und die Rechtslage laufend beobachten. Das gilt auch mit Blick auf den Jahreswechsel: Denn neben dem Wachstumschancengesetz und der E-Rechnung beeinflussen auch andere Reformen und neue Gesetze die Abschlussarbeiten. Beispielsweise die CSRD, das Zukunftsfinanzierungsgesetz und Einiges mehr. Um auf dem Laufenden zu bleiben, sind Weiterbildungen und Seminare gut. Dort wird genau erklärt, was es Neues gibt und was das für die Praxis bedeutet.
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