Erreichen Sie Aufmerksamkeit? Werden Ihre Botschaften verstanden? Sind Ihre Berichte überzeugend?
Gute Berichte zeichnen sich dadurch aus, dass sie Aufmerksamkeit erregen, informativ, verständlich und prägnant formuliert sind und der empfangenden Person Antworten auf ihre Fragen geben.
Doch dies erweist sich in der Praxis oft als gar nicht so einfach. Viele Berichte, die ich in meinem Alltag als Unternehmensberater zu sehen bekomme, sind unklar, unübersichtlich und enthalten keine Botschaften. Wie schafft man es nun von einem nicht zufriedenstellenden Status quo zu ansprechenden Berichten? Zunächst einmal ist die Empfängerorientierung entscheidend:
- Welche Fragen des Berichtsempfängers sollen eigentlich beantwortet werden?
- Welche Informationen benötigt sie:er wirklich zur Steuerung ihres:seines Verantwortungsbereichs, welche lenken nur vom Wesentlichen ab?
Weniger ist mehr!
Den richtigen Fokus zu setzen, ist eine Grundregel der erfolgreichen Berichtserstellung. Dies bezieht sich nicht nur auf die Inhalte, sondern auch auf die optische Darstellung. Tinte auf Papier oder Farbe auf dem Bildschirm soll nicht für ablenkenden „Schnick-Schnack“, sondern zur Vermittlung von Informationen dienen. Also weg mit überflüssigen Euro-Zeichen hinter jeder Zahl, weg mit ablenkenden Gitternetzlinien, weg mit unnötigen Achsen! Diese Reduktion auf das Wesentliche betrifft auch die Auswahl der Farben: Erliegen Sie nicht der Versuchung, das Farbspektrum Ihrer Berichtssoftware auszuschöpfen! Beschränken Sie sich stattdessen besser auf Grautöne sowie die Signalfarben Grün und Rot.
Die Kraft der Visualisierung nutzen!
Vor diesem Hintergrund ist eine weitere wesentliche Erkenntnis zu beachten: Ein gutes Bild sagt mehr als tausend Worte! Setzen Sie also neben Tabellen auch Diagramme und Grafiken ein – die Information erreicht den:die Empfänger:in auf diese Weise deutlich schneller! Wenn Sie hierbei dann noch einige Grundregeln einhalten, in welcher Situation welche Art von Diagramm sinnvoll einzusetzen ist, steht einem aussagekräftigen Reporting nichts mehr im Weg!
