Professionelles Forderungsmanagement – so kommen Sie an Ihr Geld!

Mit der Reduzierung von Forderungsausfällen steigt die eigene Liquidität, die z. B. für Investitionen dringend benötigt wird. Für Banken ist ein funktionierendes Forderungsmanagement ein wichtiges Rating-Kriterium.

Das Zahlungsverhalten von privaten und gewerblichen Schuldnerinnen und Schuldnern, bedingt durch deren eigene bestehende Überschuldung oder drohende Zahlungsunfähigkeit, ist ein wesentlicher Grund für die finanziellen Schwierigkeiten von vielen Unternehmen. Unternehmer:innen selbst machen allerdings auch oft Fehler, sei es bei Beginn der Vertragsbeziehung, bei der Rechnungsstellung oder im Mahnwesen, und bieten damit der Schuldnerin oder dem Schuldner mehr oder weniger gute Ausreden, nicht sofort zahlen zu müssen.

Folgend finden Sie einige wichtige Praktiker-Tipps, die Sie beim Aufbau und der Organisation eines effizienten Forderungsmanagements unterstützen sollen:

• Das Internet ist hilfreich, zumindest bei Firmenkunden, deren Homepage Informationen über Geschäftsführer:in, Inhaber:in und Handelsregisternummer, Registergericht und Firmensitz preisgeben (Impressum). Mit diesen Angaben können weitere Aus-künfte eingeholt werden, z. B. beim Handelsregister (www.handelsregisterauszug-online.de und www.handelsregister.de).
• Vorschüsse verlangen: Es kommt oft auf die Argumentation an, dem potenziellen Kunden oder Kundin den Sinn und Zweck einer Anzahlung nahezubringen. Um Aufträge zu erfüllen, müssen Unternehmen in Form von Materialeinkäufen in Vorleistung treten. Diese sollten durch Kunden mitfinanziert werden. Bei Kaufverträgen lässt sich eine Vorschusszahlung erreichen, wenn der:die Verkäufer:in im Gegenzug einen Rabatt verspricht oder kostenlose Zusatzleistungen (Services) für einen bestimmten Zeitraum anbietet.
• Bei der Rechnungsstellung müssen inhaltliche und formale Fehler vermieden werden. Die Vorschriften des § 14 UStG müssen pedantisch eingehalten werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sich der Kunde oder die Kundin gegebenenfalls darauf beruft, dass die Fälligkeit der Forderung nicht besteht. Kunden sind immer spitzfindig, wenn es um Gründe geht, nicht sofort zahlen zu müssen. Die Rückforderung der Originalrechnung zwecks Rechnungsberichtigung kann wertvolle Zeit kosten. Problematisch wird der Fall, wenn die Kundin oder der Kunde trotz des Berichtigungswunschs der Rechnung diese nicht zurückschickt und nicht bezahlt. Bei einem Prozess riskiert der:die Unternehmer:in, dass er oder sie auf den anfallenden Kosten „sitzen“ bleibt.
• Besonders wichtig ist die Formulierung eindeutiger Zahlungsbedingungen auf der Rechnung, insbesondere für die Fälligkeit der Forderungen. Hier empfiehlt sich immer ein Fixdatum im Forderungsmanagement, z. B. 31.03.2014.
• Sobald ein Unternehmen die vereinbarte Leistung erbracht hat, sollte die Forderung der Kundschaft unverzüglich in Rechnung gestellt werden. In den meisten Fällen ist es möglich, die Rechnung mit Auslieferung der Ware mitzuschicken oder bei Werkleistungen an Privatleute die Rechnung nach der Abnahme der Arbeiten zu überreichen.
• Vorbereitete Überweisungsträger können zumindest bei Privatkunden eine beschleunigte Zahlung bewirken. Einzugsermächtigungen sichern Liquiditätsvorteile und erleichtern die Verwaltungsarbeit.
• Mit der in den meisten Betrieben vorhandenen Software ist es kein Problem, sich Wiedervorlagen für Zahlungseingänge zu notieren, z. B. auch „Outlook“-Aufgaben. Eine andere Möglichkeit ist, dass sich der:die Unternehmer:in bzw. dessen Angestellte z. B. am 15. und am 30. eines jeden Monats die Offene-Posten-Liste aus der Buchhaltung zur Überprüfung vornimmt.

Unternehmer:innen müssen rechtzeitig vor dem Jahreswechsel prüfen, ob drei Jahre alte Forderungen an Kunden bestehen und sich für geeignete Maßnahmen entscheiden.

Viele Unternehmen gehen die Forderungseintreibung nur sehr ungern an, weil sie meinen, den Kunden oder die Kundin dadurch zu verlieren. Falsches Warten kann aber den Verlust der Forderung bedeuten. Das Mahnwesen im Forderungsmanagement sollte eine Person übernehmen, die konsequent und gegenüber offensichtlichen Ausreden schlagfertig ist.

• Um Kunden nicht zu verärgern, sollte man diese unmittelbar nach Überschreitung des festgesetzten Zahlungstermins persönlich anrufen und an die offene Zahlung höflich, aber bestimmt erinnern und einen neuen Zahlungstermin vereinbaren. Anschließend sollte der Inhalt des Telefongesprächs kurz schriftlich zusammengefasst und dem Schuldner oder der Schuldnerin geschickt werden mit dem Hinweis, dass bei einer weiteren Mahnung Mahngebühren und Verzugszinsen angefordert werden.
• Es gibt keine Vorschrift im Forderungsmanagement, dass man den:die Schuldner:in dreimal mahnen muss. Eine Mahnung darf rechtlich unterbleiben, wenn dem:der Schuldner:in ein festes oder berechenbares Zahlungsdatum gesetzt worden ist. Zu viele Mahnungen kosten Zeit und Geld. Unsinnig ist es, auf die 1. Mahnung den Zusatz „1. Mahnung“ zu setzen bzw. bei weiteren Mahnungen mit der entsprechenden Durchnummerierung zu arbeiten. Jeder Schuldner bzw jede Schuldnerin weiß dann, dass nochmals gemahnt wird.

Sind die Forderungen uneinbringlich geworden, kann der:die bilanzierende Unternehmer:in (Soll-Versteuerer bei der Umsatzsteuer) die bereits in Rechnung gestellte und an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer berichtigen bzw. zurückfordern.

Nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG kann die geschuldete Steuer berichtigt werden, wenn das vereinbarte Entgelt uneinbringlich geworden ist. Der:die Unternehmer:in hat den Forderungsausfall also stets „nur“ mit dem Nettorechnungsbetrag zu verschmerzen. Uneinbringlich ist eine Forderung laut BFH, wenn der Anspruch auf Entrichtung des Entgelts nicht erfüllt wird und bei objektiver Betrachtung damit zu rechnen ist, dass der:die Leistende die Entgeltforderung (ganz oder teilweise) jedenfalls auf absehbare Zeit nicht durchsetzen kann. Das ist der Fall, wenn der:die Leistungsempfänger:in das Bestehen dieser Forderung ganz oder teilweise substanziiert bestreitet und damit erklärt, dass er:sie die Entgeltforderung (ganz oder teilweise) nicht bezahlen werde.