Rechnungswesen 4.0

So trifft die Digitalisierung das Rechnungswesen

Das Rechnungswesen ist eingebettet in ein Umfeld, das nicht erst seit heute radikale Veränderungen in Kommunikation und Zusammenarbeit erfährt.

Mit Industrie 4.0 werden Grenzen zwischen Abteilungen und Unternehmen, zwischen Systemen und Organisationen übersprungen. Durch neue Dimensionen der Digitalisierung, der Kommunikation und der automatisierten Entscheidungen werden gemeinsam Erfolge erzielt. Wer sich dem verschließt, wird verlieren.

Das Rechnungswesen 4.0 muss aktiv gestaltet werden, um weiter die notwendige zentrale Rolle im Unternehmen zu spielen. Aber um einen unkontrollierbaren Wildwuchs elektronischer Anwendungen im Rechnungswesen zu vermeiden, muss die digitale Transformation durch ein systematisches Change Management begleitet werden.

Digitale Chancen und Risiken im Rechnungswesen erkennen und reagieren

Eine erfolgreiche Digitalisierung im Unternehmen hat auch im Rechnungswesen damit zu tun, vorbereitet zu sein. Das bedeutet digitale Trends rechtzeitig zu erkennen, einzuschätzen und vorteilhaft zu nutzen. Ein Beispiel ist das Instant Payment, das ab 2018 die Gutschrift elektronischer Überweisungen auf das Konto des:der Empfänger:in in 10 Sekunden möglich machen wird. In manchen Branchen wird dieses neue digitale Angebot das Zahlungsverhalten revolutionieren, z. B. beim Autokauf. Wesentlichen Einfluss hat das v.a. auf die Debitorenbuchhaltung. Gleichzeitig ergeben sich auch vollkommen neue Möglichkeiten in der Liquiditätssteuerung des Unternehmens. Darauf und auf viele andere digitale Optionen muss das Rechnungswesen vorbereitet sein. Vorbereitung auf digitale Chancen und Risiken im Rechnungswesen bedeutet konkret:

• in der Organisation die Datenstrukturen, die Abläufe und die Verantwortlichkeiten den digitalen Datenströmen anzupassen. Daten aus dem Onlinebanking umzuleiten, nur weil sich Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung nicht einigen können, wer die Verantwortung für die elektronischen Kontoauszüge trägt, führt die digitale Entwicklung ad absurdum.
• interne und externe Partner in digitale Lösungen rechtzeitig einbinden zu können. Lieferanten müssen Rechnungen digital senden können, Kunden ihre Rechnung digital entgegennehmen.
• die Mitarbeiter im Rechnungswesen für die neuen und veränderten Aufgaben fit zu machen. Manuelle Buchungen sind nicht mehr Zeichen von Bedeutung, sie kennzeichnen einen rückständigen Arbeitsplatz.
• die digitale Technik von Netzzugang bis zur Nutzung von Endgeräten täglich einzusetzen. Der Umgang mit Smartphones, Tablets, Scannern oder Kartenlesern muss schlichtweg zur Selbstverständlichkeit werden.

Der Schwerpunkt der Arbeit im Rechnungswesen 4.0 wird für Führungskräfte und Mitarbeitende verändert. Im Fokus steht vor allem die Sicherheit und Integrität der sensiblen Systeme, die in Kostenrechnung und Buchhaltung genutzt werden. Alle vorhandenen, wirtschaftlich sinnvollen Sicherheitsvorkehrungen müssen eingesetzt werden. Und zwar nicht erst dann, wenn es mit der Digitalisierung weiter geht. Der zuverlässige Umgang mit Berechtigungssystemen, Firewalls, Virenscanner oder Datenverschlüsselung muss jetzt eingeübt werden. Der Erfolg aller Maßnahmen, die zum Rechnungswesen 4.0 führen, hängen von der Sicherheit der digitalen Anwendungen ab. Die technischen Möglichkeiten können, richtig eingesetzt, schon heute die Sicherheit im Rechnungswesen gegenüber einer analogen Buchhaltung verbessern.

Das Datenvolumen, das in den wirtschaftlichen Abläufen entsteht, wird sich mit Industrie 4.0 nochmals dramatisch vergrößern. Wie so häufig bei der Digitalisierung ist das Fluch und Segen zugleich. Einerseits hilft das im Rechnungswesen andererseits droht aber gleichzeitig auch eine Überschwemmung der Verarbeitungskapazitäten. Mit den Methoden von Big Data muss es gelingen, die Informationsströme zu analysieren und die notwendigen, vielleicht sogar verbesserten Inhalte zu finden und zu nutzen. Methoden, die aus dem Marketing kommen, helfen auch in Kostenrechnung und Buchhaltung. Das muss geübt werden.

Neue Rollen im Rechnungswesen 4.0

Was tun noch die Menschen im Rechnungswesen, wenn die vielen Daten zu großen Teilen automatisch verarbeitet werden? Das Buchen von Vorgängen wird sich über kurz oder lang auf ein Minimum reduzieren. Eingehende Informationen werden von intelligenten Systemen analysiert und möglichst sofort abgearbeitet. Die Mitarbeitenden werden dennoch weiterhin gebraucht, um unklare Fälle zu entscheiden, die elektronischen Prozesse zu überwachen und die dazugehörigen Parameter einzustellen. Vor allem wird das Rechnungswesen 4.0 digital schneller entscheiden als analog.

Die Arbeit im Rechnungswesen wird noch anspruchsvoller, als sie es jetzt bereits ist. Der Umgang mit den neuen Systemen, die Steuerung der Verarbeitung und die Analyse der umfangreichen Informationen gelingt vielleicht mit weniger Mitarbeitenden. Ohne motivierte und optimal vorbereitete Mitarbeitende wird das aber auf keinen Fall möglich sein. Einerseits werden durch weniger Kollegen die Kosten sinken, andererseits wachsen die Ansprüche an die Qualität der Arbeit. Entscheidungen über die zukünftige Technik (Cloud Services, Rechenzentren, mobile Lösungen) müssen jetzt getroffen werden. Daten und Abläufe gilt es vorzubereiten, Partner müssen gefunden werden.

Welche Aufgaben heute vordringlich zu lösen sind, zeigt die folgende Checkliste.