Die Bedeutung der Digitalisierung ist aktuell höher denn je. Trotzdem laufen die Prozesse teils schleppend im Unternehmen, vor allem im Rechnungswesen – trotz guter Vorsätze, umfangreicher Investments und einem Team von Digitalisierungsexperten. „Um Technikfragen kümmern sich die Jungs aus der IT, sollen die sich doch auch um die Digitalisierung kümmern!“ Diese Einstellung – gerade beim Management – ist jedoch der Feind einer erfolgreichen Digitalisierung schlechthin. Stattdessen sollte das Management (funktionsübergreifend) in die Transformation des Unternehmens tief eingebunden sein. Dazu braucht es jedoch ein fundiertes Know-how und ein Verständnis aktueller Trends der Digitalisierung. Leider fehlt es daran im Rechnungswesen häufig gänzlich. Dafür gibt es unterschiedliche Gründe:
Komplexität
Zu den bekanntesten gehören sicherlich die zuvor erwähnte Komplexität, unterschiedliche und individuelle Vorstellungen des Managements, fehlendes Mindset der Mitarbeiter und die nicht umfassende Klarheit über das künftige Zielbild. Der CFO als Wegbegleiter der digitalen Transformation sowie die Bereichsleitern benötigen umso mehr Unterstützung in den Bereichen Mindset, Strategie, Prozesse und Technologien. Häufig ist zudem der Status Quo beziehungsweise der digitale Reifegrad des Rechnungswesens unbekannt. Es entsteht somit Unsicherheit.
Diese ungewisse Ausgangssituation hat erheblichen Einfluss auf ein planvolles Vorgehen sowie die Auswahl und Bewertung sinnvoller Maßnahmen, Chancen und Risiken. Entsprechend ist die eigene Standortbestimmung ein unerlässlicher Schritt, um die Planung der nächsten Transformationsschritte zu initiieren.
Vision
Die Digitale Transformation beginnt in der Regel mit der Entwicklung einer Vision für ein möglichst effizientes daten- und technologiegetriebenes Rechnungswesen. Der Weg zu dieser Vision kann durch die Einordnung des Rechnungswesens anhand eines Reifegradmodells für den Transformationsprozess zur Bestimmung der IST-Situation unterstützt werden. Die gewonnenen Erkenntnisse der IST-Situation liefern im Regelfall im Anschluss Impulse für die Aufstellungen von Handlungsempfehlungen, die Ausarbeitung eines Strategieansatzes oder für die Erstellung einer Roadmap, die den Bereich durch die digitale Transformation leitet.
Die Reifegradbestimmung wird in neun Dimensionen durchgeführt. Die neun Dimensionen umfassen die Bereiche Organisation, Transformationsmanagement, Informationstechnologie, Kundenerlebnis, Zusammenarbeit, (Produkt)Innovation, Strategie, Unternehmenskultur & Expertise sowie Prozessdigitalisierung.
Auf Basis dieser Ergebnisse werden Handlungsempfehlungen für die digitale Transformation bereitgestellt. Sollte sich beispielsweise in der Erhebung der IST-Situation herausstellen, dass in dem betrachteten Unternehmen viele manuelle Prozesse im Rechnungswesen durchgeführt werden, ließe sich hier die Implementierung von Robotic Process Automation (RPA) empfehlen. Diese und weitere Handlungsempfehlungen werden gemeinsam in einen Zielbild integriert, welches mit der Unternehmensstrategie im Einklang steht.
Abschließend bleibt festzuhalten, dass die aktuelle Standortbestimmung innerhalb der Transformation von elementarer Bedeutung ist und darauf aufbauend, mit geeigneten Werkzeugen und dem richtigen Mindset das Rechnungswesen transformiert werden muss.
