Arbeitszeugnisse sind wichtige Dokumente für Arbeitnehmer:innen. Spätestens beim Jobwechsel gelten die Zeugnisse als Entscheidungshilfe für Personalverantwortliche. Bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen müssen Arbeitgeber einiges beachten. Wir haben die wichtigsten Aspekte für Sie zusammengefasst.
Welche gesetzlichen Grundlagen müssen bei Arbeitszeugnissen berücksichtigt werden?
Die Gewerbeordnung in Deutschland gibt in Paragraph 109 vor, dass ein Arbeitszeugnis wahr und wohlwollend sein muss. Darüber hinaus ergibt sich aus der Gewerbeordnung der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Es steht Ihnen nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses zu. Der Zeugnisanspruch ergibt sich darüber hinaus aus Paragraph 630 des Bürgerlichen Gesetzbuchs.
Die drei Arten des Arbeitszeugnisses
Verlangen Mitarbeitende nicht explizit eine andere Zeugnisform, wird automatisch ein einfaches Arbeitszeugnis ausgestellt. Daneben gibt es das qualifizierte Arbeitszeugnis sowie das Zwischenzeugnis.
Einfaches Arbeitszeugnis
Diese Arbeitsbescheinigung wird vor allem bei kurzfristigen Beschäftigungsverhältnissen ausgestellt. Das Zeugnis enthält vor allem die persönlichen Daten der beschäftigten Person sowie die Dauer des Arbeitsverhältnisses. Eine Leistungsbeurteilung sowie eine Beurteilung des Verhaltens sind nicht Bestandteil des einfachen Arbeitszeugnisses.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis
Sind Sie Arbeitnehmer:in, sollten Sie immer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis anfordern. Das Dokument enthält nicht nur Personendaten und gibt die Dauer der Beschäftigung an, sondern es macht Angaben zu Ihrer Leistung sowie zu Ihrem Verhalten während des Arbeitsverhältnisses. Damit unterscheidet es sich vom einfachen Arbeitszeugnis. Das qualifizierte Arbeitszeugnis soll einen potenziellen neuen Arbeitgeber in die Lage versetzen, sich ein möglichst objektives Bild von der Bewerberin oder dem Bewerber zu machen.
Zwischenzeugnis
Das Zwischenzeugnis wird häufig dann erstellt, wenn sich Arbeitnehmer:innen für eine längere Zeit beurlauben lassen oder in Elternzeit gehen. Ebenso bietet sich diese Zeugnisform an, wenn Sie schon länger dieselbe Stelle ausüben. Mit einem Zwischenzeugnis sehen Sie, wo Sie beruflich stehen. Außerdem hilft ein Zwischenzeugnis als Referenz, sollte es zu einem Bruch mit dem bisherigen Arbeitgeber kommen und ein Jobwechsel bevorstehen.
Was muss ein Arbeitszeugnis enthalten?
Ein Arbeitszeugnis sollte immer vollständig sein. Das bedeutet, dass nicht nur die formalen Anforderungen erfüllt werden, sondern dass alle Aspekte eines Arbeitsverhältnisses, die negativen ebenso wie die positiven, aufgeführt werden. Es ist empfehlenswert, dass sich Arbeitgeber an eine feste Reihenfolge halten.
Folgende Bestandteile sollten in dieser Reihenfolge im Arbeitszeugnis aufgeführt werden:
Einleitung
Hier stehen neben dem Eintrittsdatum auch alle Stationen, die die beschäftigte Person im Unternehmen durchlaufen hat. Die Stationen werden zusätzlich mit Datum versehen.
Beschreibung der Aufgabe(n) bzw. der Stelle
Diese Beschreibung enthält alle wichtigen Angaben zu den ausgeführten Tätigkeiten in absteigender Wichtigkeit. Hierfür kann eine Liste oder ein Fließtext erstellt werden.
Beurteilung der Leistung
Vor allem bei der Leistungsbeurteilung müssen Arbeitgeber gründlich sein und auf Vollständigkeit achten. Folgende Fragen sollten dabei beantwortet werden:
- Wie steht es um die Arbeitsbereitschaft?
- Welche Arbeiten konnte die Person ausführen?
- Welche Fertigkeiten, Fachkenntnisse und Weiterbildungen bringt die Person mit?
- Wie arbeitet die Person und welchen Arbeitsstil pflegt sie?
- Welche Erfolge sind belegbar?
- War die Person für Mitarbeitende verantwortlich? Hat sie Führungsaufgaben übernommen?
Zum Schluss erfolgt noch einmal eine Zusammenfassung der Leistung.
Beurteilung des Sozialverhaltens
Auch hier können Arbeitnehmer sich an Fragen orientieren:
- Wie hat sich die Person gegenüber Kolleg:innen verhalten?
- Wie war das Verhalten gegenüber Vorgesetzten?
- Wie hat sich die Person Externen gegenüber verhalten (Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten etc.)?
- Wie war das Sozialverhalten allgemein? Welche sozialen Kompetenzen sind gut oder weniger gut ausgeprägt?
Schlussformel
In einem abschließenden Absatz wird erwähnt, wer das Arbeitsverhältnis beendet hat. Es kann durch den:die Arbeitnehmer:in, durch den Arbeitgeber oder einvernehmlich beendet worden sein. Zusätzlich kann damit der Grund für das Erstellen des Arbeitszeugnisses genannt werden.
Erwähnung von Dank oder Bedauern
Dieser Teil des Arbeitszeugnisses kann den bisherigen Inhalt noch einmal deutlich aufwerten. So können Arbeitgeber hier ihren Dank ausdrücken und schriftlich den Weggang des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin bedauern. Für Personalentscheider sind diese Formulierungen sehr wichtig. Sie zeigen, welchen Stellenwert der- oder diejenige im Unternehmen hatte.
Danksagungen können durch gute Wünsche für die Zukunft ergänzt werden.
Diese formalen Aspekte müssen beim Erstellen des Arbeitszeugnisses beachtet werden
- Das Zeugnis muss in Schriftform zu Papier gebracht werden. Eine elektronische Form ist nicht zulässig.
- Fettungen, Unterstreichungen oder Ausrufe- und Fragezeichen sind beim Formulieren der Beurteilungen nicht erlaubt.
- Es müssen alle wichtigen Angaben zur Person vorhanden sein: Vorname, Name, Geburtsdatum.
- Es müssen Art und Dauer der Tätigkeit sowie der Tätigkeitszeitraum angegeben werden.
- Das Zeugnis muss von der oder dem Personalverantwortlichen bzw. einer Person, die ranghöher ist als die Person, die das Unternehmen verlässt, unterschrieben werden. Wichtig: Ohne Unterschrift ist das Zeugnis nicht vollständig.
- Jedes Arbeitszeugnis muss das Ausstellungsdatum enthalten. Im Idealfall handelt es sich dabei um den letzten Tag des Beschäftigungsverhältnisses.
Wichtig: Der Kündigungsgrund darf nur mit Zustimmung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin im Arbeitszeugnis aufgeführt werden. Das gilt auch für krankheitsbedingte Fehltage.
Was darf in einem Arbeitszeugnis nicht stehen?
Wenn Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis erstellen, dürfen bestimmte Dinge nicht enthalten sein. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit sind das:
- mögliche Geheimformulierungen, die nur für die neuen Arbeitgeber bestimmt sind
- Krankheitszeiten der Arbeitnehmerin, des Arbeitnehmers
- Zugehörigkeit zu Parteien oder Gewerkschaften
- Tätigkeit als Betriebsrat
- Details aus dem Privatleben
- Angaben zu Mutterschutz oder Schwangerschaft
- Angaben zu Nebentätigkeiten
- begangene Straftaten der beschäftigten Person
- Informationen über die Teilnahme an Streiks
- Angaben zum Gesundheitszustand
Fazit: Das Erstellen von Arbeitszeugnissen erfordert Gewissenhaftigkeit
Wer als Arbeitgeber vor der Aufgabe steht, ein Arbeitszeugnis zu erstellen, muss dabei viel beachten. Neben Formalia und gesetzlichen Vorgaben gibt es viele inhaltliche Aspekte zu berücksichtigen. Das ist auch gut so, denn jedes Arbeitszeugnis hat großen Einfluss, wie Bewerbende auf die Personalverantwortlichen bei einem neuen potenziellen Arbeitgeber wirken.
