Ergebnisprotokoll

Ergebnisprotokoll: Definition

Ein Ergebnisprotokoll fasst schriftlich die wichtigsten Beschlüsse und Entscheidungen einer Veranstaltung zusammen. Anders als andere Protokollarten, etwa das Verlaufsprotokoll, beachtet das Ergebnisprotokoll nur Resultate. Es konzentriert sich nicht auf den gesamten Diskussionsverlauf.

Inhalt eines Ergebnisprotokolls

Formalien

Diese Punkte gehören meistens in jedes Protokoll. Schau am besten auch in die Satzung oder Geschäftsordnung, falls es so etwas gibt. Dort steht oft, was genau drinstehen muss.

• Protokollkopf: Datum, Ort, Zeit, Teilnehmende, Abwesende, Tagesordnung
• Protokollfuß: ggf. Unterschriften, Anlagen

Arten von Ergebnisse

Welche Ergebnisse du in deiner Veranstaltung erreichst, hängt davon ab, welche Art von Veranstaltung es ist und welche Ziele du damit verfolgst.

1. Informationen

Informationshandlungen stehen häufig am Anfang eines Tagesordnungspunkts. Sie dienen dazu, alle Anwesenden – und später auch die Abwesenden – auf den aktuellen Stand zu bringen oder eine Diskussion einzuleiten. Informationen können auch helfen, eine Diskussion zu starten oder ein Thema genauer zu betrachten.

Beispiele für Informationshandlungen:

• Berichte
• Präsentationen

Das Ergebnis von Informationen ist das Wissen in den Köpfen der beteiligten Personen.

Manchmal endet der Tagesordnungspunkt mit der reinen Informationsweitergabe. Dann sind die Informationen selbst das Ergebnis. In vielen Fällen folgt jedoch eine Diskussion. Diese wird im Ergebnisprotokoll nicht dokumentiert.

Beispiel für die reine Informationsweitergabe:

• TOP 1 Bericht aus den Abteilungen
  

Wenn in einer Diskussion neue Ergebnisse entstehen, ist die Angabe der Informationen im Protokoll wichtig. Nur dadurch werden Ergebnisse oft erklärbar und nachvollziehbar.

In Gremienprotokollen findet sich nach Informationshandlungen oft die Formulierung „zur Kenntnis genommen“. Das bedeutet, dass der Vorstand oder ein anderes Gremium bestätigt, dass bestimmte Informationen übermittelt wurden.

2. Beschlüsse 

Beschlüsse sind typisch für Gremienprotokolle wie Vorstandssitzung, Verbandsversammlung oder Gemeinderat.

Sie bestehen aus:

• der Beschlussvorlage
• dem finalen Beschluss
• und dem Ergebnis der Abstimmung

3. Feststellungen 

Bei diesem Ergebnis muss der Ist-Stand genau beschrieben werden. Diese Feststellungen müssen präzise dokumentiert werden, beispielsweise mit Messmethoden oder Fotos.

Beispiel für eine Feststellung:

• Bauabnahme

4. Festlegungen

Diese beinhalten Entscheidungen durch Führungskräfte:

Aufgaben (To-do-Liste): Was – Wer – Bis wann
Dienstanweisungen: Was – alle – Ab wann

5. Weitere mögliche Ergebniskategorien

Hinweise/Empfehlungen: Diese sind in der Regel nicht bindend und damit nicht kontrollierbar. Diese Ergebnisse sind aber Grundlage für nachfolgende Handlungen und damit wichtig.

Vorschläge/Ideen: Schreibe neben dem Vorschlag auch unbedingt auf, wie damit weiter verfahren werden soll. Ansonsten verläuft sich der Vorschlag im Nirgendwo.

Merkmale eines guten Ergebnisprotokolls

Klarheit, Prägnanz und Verbindlichkeit

Ergebnisse sollten sprachlich klar und konkret formuliert werden. Vage Angaben wie „so bald wie möglich“ helfen nicht bei der Umsetzung. Eine präzise Formulierung ist entscheidend für die spätere Nachnutzung des Protokolls.

Struktur

Die Gliederung orientiert sich idealerweise an den Tagesordnungspunkten. Das erleichtert das Verständnis und die Nachvollziehbarkeit.

Verantwortung der Protokollführung

Die Protokollführung trägt die Verantwortung für die Dokumentation der Ergebnisse. Wenn Ergebnisse unklar bleiben, sollte aktiv nachgefragt und Zeit zur Klärung eingefordert werden. Denn: Die Ergebnisse sind das Herzstück jedes Protokolls.

Beispiele für den Einsatz des Ergebnisprotokolls

• Besprechung in Projekten: z.B. Verteilung von Aufgaben und Festlegung neuer Projektziele
• Arbeitsbesprechungen: z.B. Organisatorische Festlegungen und Aufgabenverteilung
• Sitzung im Verein: z.B. Beschlüsse über Aktivitäten oder organisatorische Veränderungen

Ein gut strukturiertes Ergebnisprotokoll ist essenziell für die Dokumentation und Nachverfolgung von Ergebnissen aus Veranstaltungen. Es sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass alle Beteiligten über die getroffenen Entscheidungen informiert sind.

Mithilfe von Ergebnisprotokollen wird der Handlungsrahmen festgelegt und der Arbeitsprozess gemanagt. Das Ergebnisprotokoll ist deshalb in vielen Alltagsituationen dominant. Dieses Protokoll ist ein wichtiges Management-Instrument.

Protokollführung bei einem Ergebnisprotokoll

Das Mitschreiben ist bei einem Ergebnisprotokoll in der Regel „entspannt“: Die Protokollführung muss nicht die einzelnen Wortmeldungen bei Diskussionen mitschreiben. Es ist empfehlenswert für das eigene Verständnis sich ein paar Notizen zu den Diskussionen anzufertigen.

Wichtig ist das genaue Mitschreiben bei der Ergebnissicherung: Dabei sollte die Gruppe sich die notwendige Zeit nehmen. Die präzise Darstellung der Ergebnisse sichert die optimale Nachnutzbarkeit.

Eine hohe Transparenz der Ergebnisse durch Visualisierungen: Schreibe die Ergebnisse in einen Chat oder projiziere sie während der Besprechung auf eine Leinwand. Somit haben alle Teilnehmenden die Möglichkeit, noch während der Veranstaltung die Ergebnisse nicht nur zu hören, sondern auch zu lesen.

Form des Ergebnisprotokolls: Dieses Protokoll kannst du am besten mit einer Tabelle darstellen. Folgende Spalten sind möglich:

TOP	Sachverhalt	Verantwortlich	Termin	Status
	Info + Ergebnis

 

FAQs

Kann die Moderatorin oder der Moderator auch das Protokoll führen?

Bei einem Ergebnisprotokoll kann die Moderation und die Protokollführung in einer Hand liegen. Das bedeutet, die Moderation soll/muss unbedingt Zeit einfordern, wenn die Ergebnisse aufgeschrieben werden.

Wann wird ein Ergebnisprotokoll verwendet?

Ein Ergebnisprotokoll wird vor allem bei den Tagesordnungspunkten verwendet, wo es um die Arbeitsorganisation geht. Wer macht was bis wann? Allen beteiligten muss klar sein, dass es unweigerlich zu Informationsverlust kommt. Die Diskussion wird ausgeblendet. Warum diese mitunter wichtig sein kann, erfahre beim “Verlaufsprotokoll“.

 

Finde in unserer Themenwelt „Assistenz & Officemanagement“ passende Seminare und Weiterbildung zum Thema.

Zum Glossar «