Ergebnisprotokoll

Ergebnisprotokoll: Definition

Das Ergebnisprotokoll stellt – wie die Bezeichnung aussagt – eine Konzentration auf die Resultate einer Veranstaltung dar. Im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll wird die Diskussion mit den einzelnen Wortmeldungen nicht ins Protokoll aufgenommen.

Inhalt eines Ergebnisprotokolls:

Formalien: Protokollkopf (Datum, Ort, Zeit, Teilnehmende/Abwesende, Tagesordnung usw.) Protokollfuß: (evtl. Unterschriften, Anlagen, …) Diese Punkte gehören mehr oder weniger in jedes Protokoll. Schauen Sie bitte auch in eine evtl. vorhandene Satzung oder Geschäftsordnung, was im Einzelnen gefordert wird.
Ergebnisse: Welche Ergebnisse in Ihrer Veranstaltung erzielt werden, hängt von der Art der Veranstaltung und den Zielstellungen, die damit verbunden sind, ab. Im Folgenden werden grundlegende Ergebniskategorien vorgestellt:

1. Informationen = Sonderform von Ergebnissen

Informationshandlungen (Präsentationen, Berichte, …). Erfolgen in der Regel am Anfang eines Tagesordnungspunktes. Sie dienen einerseits dazu, alle beteiligten Personen (auch die Abwesenden im Nachhinein) auf den aktuellen Stand zu bringen. Andererseits dienen Informationen auch dazu, eine Diskussion/Erörterung einzuleiten, einen Sachverhalt zu problematisieren.

Das Ergebnis von Informationen ist das Wissen in den Köpfen der beteiligten Personen.

Mitunter ist nach Informationshandlungen ein Tagesordnungspunkt beendet. (z. B. TOP 1 Bericht aus den Abteilungen). Dann sind die gegebenen Informationen das Ergebnis des entsprechenden Tagesordnungspunktes.

In viele Fällen wird über die Informationen diskutiert. Es werden Meinungen ausgetauscht. Dieser Teil kommt nicht ins Ergebnisprotokoll.

Manchmal ergeben sich aus den Informationen und der Diskussion weitere Ergebnisse (s. unten). Gerade in dieser Hinsicht ist die Angabe der Informationen im Protokoll wichtig. Nur dadurch werden Ergebnisse oft erklärbar und nachvollziehbar

In Gremienprotokollen gibt es darüber hinaus nach Informationshandlungen die Sonderform „Zur Kenntnis genommen“. Das bedeutet, der Vorstand oder ein anderes Gremium bestätigt, dass die Informationen gegeben worden sind.

2. Beschlüsse = Abstimmungen über einen Text (Abstimmungsergebnisse gehören dazu)

Beschlüsse sind typisch für Gremienprotokolle (z. B. Vorstandssitzung, Verbandsversammlung, Gemeinderat, …). Ins Ergebnisprotokoll kommen folgende Punkte: Beschlussvorlage + Beschluss + Abstimmungsergebnisse.

3. Feststellungen = Mess-Ergebnisse (Feststellung eines Ist-Standes, z. B. Bauabnahme)

Bei diesem Ergebnis muss der Ist-Stand genau beschrieben werden. Unter Umständen ist auch das Messinstrument aufzuführen. Als Dokumentationsmittel können beispielsweise auch Fotos dienen.

4. Festlegungen = Bestimmungen von Führungskräften

a) Aufgaben (To-do-Liste): Was – Wer – Bis wann
b) Dienstanweisungen: Was – alle – Ab wann

5. Weitere mögliche Ergebniskategorien

Hinweise/Empfehlungen: Diese sind in der Regel nicht bindend und damit nicht kontrollierbar. Diese Ergebnisse sind aber Grundlage für nachfolgende Handlungen und damit wichtig.

Vorschläge/Ideen: Schreiben Sie neben dem Vorschlag auch unbedingt auf, wie damit weiter verfahren werden soll. Ansonsten verläuft sich der Vorschlag im Nirgendwo.

Wichtige Aspekte eines Ergebnisprotokolls:

Klarheit, Prägnanz und Verbindlichkeit: Die Ergebnisse müssen sprachlich präzise festgehalten werden. Nur so können sie wirkungsvoll zur weiteren Arbeit genutzt werden. Eine zeitliche Festlegung „so schnell wie möglich“ kann nicht sinnvoll abgerechnet werden.

Wichtig: Präzise sprachliche Darstellung der Ergebnisse sichert ein optimales Nachnutzen des Protokolls.

Struktur: Eine logische Gliederung anhand der Tagesordnungspunkte erleichtert das Verständnis und den Nachvollzug.
Verantwortung der Protokollführung: Mischen Sie sich ein, wenn es um die Ergebnissicherung geht und die Ergebnisse nicht klar dargestellt werden. Fragen Sie nach, was die konkreten Ergebnisse sind. Fordern Sie Zeit für das Verfassen der Ergebnisse. Diese sind das Herzstück jedes Protokolls. Der Protokollant oder Protokollführer ist verantwortlich für die Erstellung des Protokolls und sollte alle relevanten Punkte festhalten.

Einsatz des Ergebnisprotokolls

Besprechung in Projekten: Verteilung von Aufgaben, Festlegung neuer Projektziele, …
Arbeitsbesprechungen: Organisatorische Festlegungen, Aufgabenverteilung, …
Sitzung im Verein: Beschlüsse über Aktivitäten oder organisatorische Veränderungen
…

Ein gut strukturiertes Ergebnisprotokoll ist essenziell für die Dokumentation und Nachverfolgung von Ergebnissen aus Veranstaltungen. Es sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass alle Beteiligten über die getroffenen Entscheidungen informiert sind.

Mithilfe von Ergebnisprotokollen wird der Handlungsrahmen festgelegt und der Arbeitsprozess gemanagt. Das Ergebnisprotokoll ist deshalb in vielen Alltagsituationen dominant. Dieses Protokoll ist ein wichtiges Management-Instrument.

Protokollführung bei einem Ergebnisprotokoll:

Das Mitschreiben ist bei einem Ergebnisprotokoll in der Regel „entspannt“: Die Protokollführung muss nicht die einzelnen Wortmeldungen bei Diskussionen mitschreiben. Es ist empfehlenswert für das eigene Verständnis sich ein paar Notizen zu den Diskussionen anzufertigen.
Wichtig ist das genaue Mitschreiben bei der Ergebnissicherung: Dabei sollte die Gruppe sich die notwendige Zeit nehmen. Die präzise Darstellung der Ergebnisse sichert die optimale Nachnutzbarkeit!
Eine hohe Transparenz der Ergebnisse sichern Sie durch Visualisierungen: Schreiben Sie die Ergebnisse in einen Chat oder präsentieren Sie die Ergebnisse mittels Beamer an einer Projektionsfläche. Somit haben alle Teilnehmenden die Möglichkeit, noch während der Veranstaltung die Ergebnisse nicht nur zu hören, sondern auch zu lesen.
Form des Ergebnisprotokolls: Dieses Protokoll können Sie am besten mit einer Tabelle darstellen. Folgende Spalten sind möglich

TOP	Sachverhalt	Verantwortlich	Termin	Status
	Info + Ergebnis

FAQs

Kann die Moderatorin oder der Moderator auch das Protokoll führen?

Bei einem Ergebnisprotokoll kann die Moderation und die Protokollführung in einer Hand liegen. Das bedeutet, die Moderation soll/muss unbedingt Zeit einfordern, wenn die Ergebnisse aufgeschrieben werden.

Wann wird ein Ergebnisprotokoll verwendet?

Ein Ergebnisprotokoll wird vor allem bei den Tagesordnungspunkten verwendet, wo es um die Arbeitsorganisation geht. Wer macht was bis wann? Allen beteiligten muss klar sein, dass es unweigerlich zu Informationsverlust kommt. Die Diskussion wird ausgeblendet. Warum diese mitunter wichtig sein kann, erfahren Sie beim “Verlaufsprotokoll“.

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