In den Organisationen wird der Ruf nach standardisierten und automatisierten Prozessen immer lauter. Lohnkosten, demografische Entwicklung und eine zunehmende Komplexität in den Abläufen, die nicht nur Abteilungen, sondern ganze Organisationen umspannen, erhöhen den Druck in Richtung Standardisierung und Automatisierung. Die Herausforderung bisher: die Materie ist komplex und der Mangel an Fachkräften stellt zunehmend einen Engpass dar. Die modellgetriebene Prozessautomatisierung bietet an dieser Stelle eine Alternative. Informieren Sie sich hier, worauf es heute bei der Automatisierung im Prozessmanagement ankommt.
Effiziente Prozessgestaltung und technische Ausführung von Prozessen leicht gemacht mit BPMN 2.0!
Bisher lagen die Verantwortung und Aufgaben wie die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen in den Händen von IT-Fachkräften oder Software-Entwickler:innen, die über die hierzu notwendigen technischen Fähigkeiten verfügten. Doch das verändert sich derzeit. Technologische Entwicklungen ermöglichen intuitivere Instrumente, die auch Nicht-Techniker:innen den Zugang zu diesen Themenbereichen eröffnen.
Am Beispiel der standardisierten Modellierungssprache „Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0)“ ist das gut nachzuvollziehen. Nicht-Techniker:innen können dank dieser Notation fachliche Inhalte einfach visuell beschreiben und damit ganz ohne Programmierwissen oder spezielles Software-Knowhow Ausführungsanweisungen implementieren.
Was ist Prozessautomatisierung?
Wenn Unternehmen ganzheitlich digitalisieren und (heute oft) schnittstellenübergreifend automatisieren, dann spricht man von Prozessautomatisierung oder Workflow-Automation. Ohne den Einsatz von Automatisierungs-Technologien ist heutzutage ein gut funktionierendes Prozessmanagement kaum denkbar. Die Anzahl im Prozess notwendiger analoger und digitaler Ressourcen (wie Mensch, Systeme, Dienste, Maschinen, IoT-Devices u.v.a.m.) und deren Schnittstellen erhöht die Komplexität. Eine abteilungsübergreifende – und häufig kompetenzübergreifende – Betrachtung der Prozesse macht hier Synergien erst nutzbar.
Häufige Herausforderung: Prozessmanager:innen sind selten IT-Expert:innen, müssen jedoch über verschiedene Fachabteilungen hinweg und im Austausch mit diesen die Leistungsfähigkeit der Prozesse auch durch Software ständig erhöhen. Eine gute Kommunikation und ein gemeinsames Verständnis des Prozesses zwischen Ingenieur:innen, IT-Techniker:innen und Nicht-Techniker:innen sind hier Basis für den Erfolg.
Modellgetriebene Automatisierung ist visualisierbar und verständlich
Die Modellierungssprache BPMN 2.0 wird zur Prozessmodellierung, also der Visualisierung und Beschreibung von Prozessen genutzt. Das Besondere: Die in Symbolen notierten Modelle sind gleichermaßen für Menschen wie auch für Software (Workflow Engines) lesbar. Sie eignet sich daher gut, um auch komplexe Sachverhalte im Detail zu beschreiben und weiterhin abstrakt Inhalte vermitteln zu können. Technisch-orientierte und fachlich-orientierte Beteiligte können hiermit eine gemeinsame Sprache verwenden. Nicht nur gelingen mit der Notation der Entwurf und die bildhafte Darstellung von Prozessen, sondern diese können im selben Zuge durch Software gelesen und technisch ausgeführt werden. Die beiden Komponenten, Modelle und Workflow Engines, bilden die Grundlage moderner, modellgetriebener Automatisierung im Prozessmanagement.
Prozessmodelle orchestrieren verschiedene Ressourcen. Zur Einbindung menschlicher Ressourcen, können Prozesssmodelle den Aufruf von Benutzeroberflächen ermöglichen. Diese stellen die Schnittstelle zum Anwender dar (User Interface). Andere Ressourcen (z.B. ein ERP-System, oder ein Roboter) können durch den Aufruf technischer Schnittstellen (wie RestAPIs, OPC UA, u.a.) integriert werden. Durch Oberflächen und Schnittstellenaufrufe ergänzt, entsteht auf Basis einer Workflow Engine so eine Prozess-Applikation, die medienbruchfrei alle beteiligten Systeme integriert und von allen Mitarbeiter:innen der Organisation genutzt werden kann.
Visuelle Darstellungen bzw. Modellierungssprachen bilden die Grundlage moderner, modellgetriebener Automatisierung. Solche Symbole können von Menschen und von einer Software gelesen, bzw. interpretiert werden.
BPMN 2.0 ist demnach eine Low-Code/No-Code Methode, weil Modelle und Software-Anwendungen ganz ohne die klassischen Programmier-Codes, sondern anhand von grafischen Symbolen erstellt werden können. Nicht-Techniker:innen entwickeln aus der Expertise ihrer Fachabteilung heraus, unabhängig von Software-Expert:innen, automatisierte Lösungen – ein wichtiger Schritt für Unternehmen, um u.a. dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken.
Die Workflow Engine übernimmt neben der technischen Ausführung der Prozesse auch deren Prozessleistungssteuerung und die Überwachung. In der Prozess-Applikation werden alle laufenden Vorgänge dargestellt und nachvollziehbar gemacht. Sie ist der Garant für optimale Transparenz über alle laufenden Vorgänge hinweg. Ressourcen Einsatz und Verbrauch, sowie Schwachstellen im Prozess werden sofort identifizierbar und weil für alle gleichermaßen zugänglich, können die Fachbereiche anhand der Echtzeit-Informationen den Prozess optimieren und nahtlos in den Prozess-Kreislauf der Organisation zurückgeben.
Eine Workflow Engine bietet im laufenden Betrieb die visuelle Form des Modells ab. Jeder Fachbereich erkennt und versteht leicht die eigene Verortung im Gesamtsystem, ebenso wie Querbezüge und Abhängigkeiten. Ein Übergang der ohne BPMN nicht denkbar wäre.
Sichtbarkeit und Transparenz: Die automatisierte Ausführung von Modellen ermöglicht das Sammeln von Daten als Entscheidungsgrundlage für die Verbesserung von Prozessen.
Die getrennte Betrachtung fachlicher Prozesse (vom Menschen ausgeführt) und technischer Prozesse (von IT-Systemen oder Maschinen ausgeführt) ist somit nicht mehr sinnvoll.
Vorteile von BPMN 2.0
Ist die Rede von Prozessautomatisierung, wird meist implizit von der Modellierungssprache „Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0)“ gesprochen. Inzwischen gilt die Modellierungssprache BPMN 2.0 als DER absolute Standard für Prozessmodellierung. Seit 2013 auch als ISO-Standard ISO19510 veröffentlicht, hilft sie bei der Interaktion, vereinfacht die Transparenz, macht Workflows verständlicher und das Arbeiten angenehmer. Und nicht nur das: die visuelle Darstellung technischer Inhalte ist mit Hilfe von BPMN 2.0 ganz ohne IT-Fachwissen möglich.
Das System hinter solch schlicht gestalteten Symbolen ist leicht anzuwenden: Viele verschiedene Business-Szenarien können als Modell abgebildet werden. Selbst komplexe (Ende-zu-Ende-)Prozesse können auf diese einfache Weise dargestellt und auch fachfremden Kolleg:innen im Unternehmen zugänglich und verständlich gemacht werden. Modellierungssprachen bilden somit das gemeinsame Vokabular im automatisierten Prozessmanagement und sind unverzichtbares Kommunikationsmittel über die gesamte Organisation hinweg. Zusammengefasst stechen folgende Vorteile heraus:
- Modell als Kommunikationsmittel
Es heißt, “ein Bild sagt mehr als tausend Worte”! So verhält es sich auch bei der modellgetriebenen Automatisierung. Beteiligte Kolleg:innen aus unterschiedlichen Fachbereichen und Hintergründen können Prozesse dadurch besser verstehen und miteinander kommunizieren. - Simpel und ausdrucksstark
Der große Symbolumfang der Modellierungssprache BPMN 2.0 ermöglicht eine präzise und einfache Darstellung unterschiedlicher Einsatzszenarien. - Prozessmodellierung ist keine Verschwendung
In der Vergangenheit wurden Unternehmensprozessmodelle zwar oft erstellt, diese waren aber für Software nicht lesbar und „versauerten“ dann leider meist im Schrank. Die heutigen BPMN-Modelle sind direkt ausführbar, werden daher nicht mehr ausschließlich von Auditor:innen genutzt, sondern sind integraler Teil der Prozessleistung. - Modell als Analyse-Instrument
Die Präzision der Modellierungssprache offenbart bei der Dokumentation Unklarheiten. Sie eignet sich also gut, um Schnittstellen zwischen Prozessen abzustimmen und Anforderungen an IT-Systeme aufzudecken. - Passgenau und zielgerichtet
Auf Basis der erstellten formalen Modelle orchestrieren Workflow-Engines den Ressourcen-Einsatz der Organisation und können genau auf die Unternehmensziele ausgerichtet werden.
