Learning Management Systeme: Organisationstalente im Unternehmen!
Nie zuvor war der Unternehmenserfolg so sehr von der Flexibilität und Schnelligkeit abhängig, mit denen man auf die Entwicklungen des Marktes reagiert. Das erfordert gut ausgebildete Mitarbeiter:innen UND die permanente Investition in deren Weiterbildung und Weiterentwicklung.
Gleichzeitig sehen sich Unternehmen gesetzlichen Regelungen unterworfen, für die ganze Belegschaften verpflichtend wiederholt Schulungen absolvieren und diese auch nachweisen müssen. Das stellt Personal- und Fachabteilungen vor große Herausforderungen und kostet wertvolle Ressourcen, die in die Organisation der Weiterbildung fließen. Dazu gehören z. B. die Verwaltung des Angebots, die Kommunikation mit den Lernenden oder organisatorische Maßnahmen wie Raumbuchungen oder Teilnehmerlisten erstellen.
Daneben gilt es, relevante und attraktive Inhalte in unterschiedlichen Lernformaten zu verwalten und anzubieten: Neben Blendend-Learning-Lösungen aus Präsenz- und E-Learning-Modulen können das reine Präsenzformate sein, Webinare, E-Learning-Kurse, Lernvideos und Erklärfilme oder sogar immersive Lernformate mit AR/VR-Unterstützung.
Dieses Dilemma aus sich widersprechenden Anforderungen wie Schnelligkeit und Rechtssicherheit auf der einen Seite und die aufwendige Administration und das mitlaufende Tagesgeschäft auf der anderen Seite, führen so manche Personaler:innen in die Überforderung. Learning Management Systeme (LMS) können hier effektiv unterstützen.
Was ist ein Learning Management System?
Die Antwort darauf ist lange nicht so umfangreich wie die Möglichkeiten, die ein LMS bietet:
Ein klassisches Learning Management System ist der Single Entry Point für formales, digitales Lernen im Unternehmen. Es dient dazu, Lerninhalte bereitzustellen, Lernen zu organisieren und die Kommunikation zwischen Lernenden und Trainer:innen sowie zwischen Lernenden untereinander zu ermöglichen. LMS werden in verschiedensten Systemen angeboten, dazu gehören auch SaaS-Lösungen. Die Bereitstellung via SaaS ist besonders einfach, effektiv und ressourcenschonend (Manpower, Infrastruktur).
Was kann ein Learning Management System?
Lernplattformen sind multifunktional
Das ist leichter gesagt als verstanden. Die Frage ist also: Was genau können LMS, welche Grundfunktionen und Arten von Learning Management Systemen gibt es und warum sind sie so relevant für Mitarbeiter:innen und Unternehmen? In der Regel bieten LMS folgende Grundfunktionen:
- Weiterbildungskataloge präsentieren: Über die Katalogfunktion der Lernplattform werden Schulungsangebote übersichtlich und individuell präsentiert. Bestimmte Angebote werden für bestimmte Gruppen oder einzelne Mitarbeiter:innen freigeschaltet. Damit ist garantiert, dass jede:r Mitarbeiter:in genau die Weiterbildungsangebote sieht, die für sie oder ihn relevant sind.
- Anmeldeprozess steuern: So unterschiedlich die Weiterbildungsangebote sind, so unterschiedlich kann der Genehmigungsprozess sein. Über das System lässt sich für jedes Lernangebot ein Genehmigungsworkflow hinterlegen, der automatisch ausgelöst wird, wenn sich ein Mitarbeiter zu einem Kurs anmeldet oder ihm ein Kurs zugeteilt wird.
- Kommunikation mit den Lernenden sicherstellen: Wenn zehn Mitarbeiter:innen Kursinformationen erhalten müssen, kann das eventuell noch manuell organisiert werden. Wenn es aber Hunderte oder gar Tausende Lernende sind, ist das nicht mehr möglich. Über das Lernportal werden Kursinformationen oder Bearbeitungserinnerungen automatisch und immer rechtzeitig verschickt. Viele Learning Management Systeme bieten außerdem die Möglichkeit, virtuelle Lerngruppen zu organisieren oder verfügen über eine Chat-Funktion für die schnelle und direkte Kommunikation zwischen Lernenden und Lehrenden.
- Teilnehmermanagement übernehmen: Das Learning Management System erfasst alle An- und Abmeldungen und kann ebenso die Auslastung von Weiterbildungsangeboten steuern wie auch Erhebungen darüber erstellen, welche Angebote besonders beliebt sind.
- (gesetzteskonforme) Lerninhalte bereitstellen: Im Lernportal können Unterlagen für Präsenztrainings ebenso bereitgestellt werden wie E-Learning-Kurse oder Aufzeichnungen von Webinaren, Erklärfilme oder Lernvideos. Hierzu gehören auch gesetzlich vorgegebene Inhalte, die die Mitarbeiter:innen verpflichtend lernen müssen.
- Zertifikate managen: Hat ein Teilnehmer einen Kurs oder einen aus mehreren Lernangeboten bestehenden Lernpfad im Learning Management System absolviert und bestanden, kann dafür ein Zertifikat generiert werden. Es ist auch möglich, diese Zertifikate mit bestimmten Gültigkeitsfristen zu belegen. Läuft die Gültigkeit aus, erinnert das System automatisch daran, dass die Schulung wiederholt werden muss.
- adaptives Lernen ermöglichen: Das System kann zum Beispiel erfassen, wie schnell Lernende einen Inhalt durcharbeiteen und – mittels integrierter Tests – erkennen, wie der jeweilige Wissensstand ist. Es kann Lernenden darauf basierend Content zuweisen, der speziell zu ihnen passt, und so ein sehr individuelles Lernen ermöglichen.
Die dargestellten Grundfunktionen und Arten von Learning Management Systemen haben eines gemeinsam: Sie zeigen das Learning Management System vorwiegend als Organisationstool, als Datenbank mit Enduser-Interface, bei der die Steuerung des formalen Lernens am Arbeitsplatz im Vordergrund steht. Richtig angewendet und umgesetzt ist die tatsächliche Wirkung von Learning Management Systemen noch viel relevanter für das gesamte Unternehmen und seine Mitarbeiter:innen.
Was bewirkt ein Learning Management System?
Lernplattformen sind gewinnbringend
Die Gewinne der LMS werden schon durch ihre Funktionen und Einsatzmöglichkeiten ersichtlich. Aus Unternehmenssicht, aus Sicht der Personalentwicklung und aus der Lernenden ergeben sich aber Vorteile, die insbesondere deren Handlungs- und Zukunftsfähigkeit fokussieren. Unternehmen und die Personalentwicklung profitieren, weil:
- die Anzahl der zu schulenden Mitarbeiter:innen beliebig groß sein kann,
- Kosten wie z. B. Reisekosten für Präsenzlernen reduziert oder eingespart werden können,
- Mitarbeitenden Lerninhalte automatisiert zugewiesen werden,
- Lernerfolgskontrollen ohne zusätzlichen Aufwand erfolgen,
- absolvierte Lerninhalte gesetzeskonform nachgewiesen werden,
- zeitgemäßes, ortsunabhängiges und relevantes Lernen am Arbeitsplatz, im Home-Office oder unterwegs gewährleistet wird und
- die gleichbleibende Qualität der Lerninhalte sichergestellt wird.
Auch Lernende profitieren: Sie erhalten passende und für sie relevante Lernangebote zum Zeitpunkt des Bedarfs, also immer dann, wenn es gerade gebraucht wird, etwa um eine Aufgabe erledigen zu können. Mit dem Lernmanagement-System können Mitarbeiter:innen selbstgesteuert lernen, in dem für sie optimalen Tempo und auf die Art und Weise, die ihnen am meisten liegt. Gleichzeitig stellt das Portal eine Möglichkeit dar, Lerngruppen oder „Learner Communities“ zu bilden, in denen sich Lernende ungestört und mit geringem Aufwand mit anderen Lernenden austauschen.
Das Organisationstalent auf dem Weg in die Zukunft des Lernens
Learning Management Systeme sind multifunktionale, gewinnbringende und umfassende Werkzeuge für das Lernen im Unternehmen.
Sie entlasten die Personalabteilung, die, durch den Einsatz eines LMS, ihren Fokus auf Inhalte und die effektive Weiterentwicklung der Mitarbeitenden statt auf die Verwaltung von Weiterbildung legen kann. LMS organisieren das Lernen der Zukunft in Unternehmen, helfen Kosten zu senken, Zeit zu sparen und machen frei für wichtige strategische Arbeit, die im Tagesgeschäft gerne untergeht. Sie sind das Organisationstalent an der Seite der Personalentwicklung – eine Investition in die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen.
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