Gemeinschaftsprojekt digitale Transformation – erfolgreich starten

Digitale Projekte können zäh sein und krachend scheitern – und doch sagen 77 Prozent deutscher Unternehmen, dass die digitale Transformation die Lösung für Deutschlands Zukunft sei. Was also können Verantwortliche tun, um digitale Transformationsprojekte erfolgreich zu machen? Wir stellen mögliche Ansatzpunkte vor, wie die Digitale Transformation in der Organisation gelingt.

Mit einem kommunikativen Spektakel digitale Transformationsprojekte fördern

Viele Transformationsprojekte scheitern, weil die eine Hand oft nicht weiß, was die andere macht. Während die Strategie im obersten Führungskreis besprochen wird, rauchen auf operativer Ebene die Köpfe, wie sich ein neues Tool bestmöglich in den Produktionsprozess einbinden lässt. Beiden Seiten fehlt entscheidendes Wissen, das die jeweils andere Seite bei sich behält – unbeabsichtigt und doch ineffizient. Oftmals erschlägt die Komplexität der Projekte die Beteiligten, die Motivation, sich weiter zu engagieren, geht gegen Null. Kein Wunder. Selten gibt es zentrale Anlaufstellen, an denen sich Beteiligte eigenständig informieren und nach persönlicher Maßgabe einen Überblick verschaffen können. Denn: Organigramme, Rundmails und ein paar Intranet Artikel reichen oft nicht aus, um den Informationsbedarf abzudecken.

Was es stattdessen braucht, ist ein „kommunikatives Spektakel“ – und das von allen Seiten und nicht nur top-down. Doch dafür braucht es entsprechende Möglichkeiten, die zum Austausch anregen: Plattformen, Netzwerke, Talk-Runden, Info-Veranstaltungen oder Break-Out Sessions können Mitarbeiter:innen beispielsweise dazu anregen, sich eigenständig auszutauschen, niedrigschwellig und in einer angenehmen Umgebung. So können sich auch neue Mitarbeiter:innen schneller im Unternehmen orientieren und der Informationsfluss ist dezentral und zeitunabhängig garantiert.

Tipp: Ermöglichen Sie einen vielfältigen Austausch im Unternehmen, der Mitarbeiter:innen zu Strategien und Entwicklungen der Transformationsprojekte informiert. Machen Sie Entscheidungen innerhalb der Projekte transparent und beteiligen Sie alle Mitarbeiter:innen. Für den Anfang ist Microsoft Teams sinnvoll, noch besser geeignet sind aber Plattformen, die auch soziale Interaktionen zulassen – das  Sharing, das Kooperieren, das Sichtbar-Werden der Transformationen selbst.

Zentrale Anlaufstellen schaffen: Informationen bündeln, statt nur zu streuen

Groß angelegte Transformationsprojekte können schnell – trotz ausreichender Kommunikation – zur Überforderung führen. Die Informationen kommen zwar im besten Fall von allen Seiten, hier eine Statuspräsentation, die Überblick geben soll, dort ein einzelner Projektbericht. Dazu neue Prozesse, neue Ansprechpartner:innen, neue Tools, veränderte Produkte, sich wandelnde Marktbedingungen: Transformation kann schnell überfordern. Was fehlt, ist die individuelle Relevanz, der persönliche Bezug, die Möglichkeit für mehr Überblick.

Statt Informationen allzu breit zu streuen, sollten Verantwortliche relevantes Transformationswissen an einer zentralen Anlaufstelle bündeln. Dadurch können Beteiligte, zusätzlich zu den zentral und meist top-down kommunizierten Informationen, selbst entscheiden, welche Informationen sie wann konsumieren – und sich entsprechend ihrer persönlichen Bedarfe weiterbilden.  

Tipp:  Schaffen Sie einen „Single Point of Transformation Knowledge“, an dem alle  Informationen zu laufenden Transformationsthemen und -projekten zusammenlaufen.  Lassen Sie Mitarbeiter:innen selbst entscheiden, welche Informationen für sie  relevant sind – und ermutigen Sie sie zu eigenständigem Informieren und Lernen.