Unser Learning Management System im Einsatz
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Vorbereitung und Dokumentation von nachweispflichtigen Qualifizierungen
Das Learning Management System (LMS) der Haufe Akademie unterstützt erheblich bei der Compliance-Dokumentation, in dem es Audit-relevante Daten mit wenigen Klicks abrufbar macht. Es sorgt für eine ständige Überwachung des Compliance Status' von Pflichtunterweisungen und trägt zur Ressourceneinsparung bei. Berichte können automatisiert erstellt und zentral für alle relevanten Stakeholder zentral abgelegt werden.
Compliance-Richtlinien und Nachweispflichten
Die korrekte Ausführung, Dokumentation und Einhaltung der Compliance-Richtlinien sind komplex und umfassend. Die Erfassung aller relevanten Daten und eine einheitliche Ablagestruktur sind dabei die größten Herausforderungen: Dokumente liegen meist dezentral ab und den zuständigen Personen fehlen vollumfängliche Zugriffsrechte. Es dauert dementsprechend deutlich länger, bis alle nötigen Informationen gefunden sind und gesammelt vorliegen. Eine Aktualität der Daten kann folglich nicht immer gewährleistet werden. Was passiert also, wenn Audits in Ihrem Unternehmen stattfinden, Dokumente eingefordert werden und Sie nachweisen müssen, dass die neue IT-Fachkraft das aktuelle Sicherheitstraining oder alle Marketer:innen die neuste KI-Schulung absolviert haben? Der oben angesprochene Erstellungs- und Suchprozess nach allen wichtigen Dokumenten und Nachweisen läuft an – und ist in der Regel zeit- und ressourcenaufwendig.
Compliance-Prozess mit dem LMS der Haufe Akademie
Im LMS werden die wichtigsten Ergebnisse und Daten zu den Lernaktivitäten und Pflichtunterweisungen im Unternehmen erfasst. Zertifikate und Schulungsnachweise können hier zentral abgespeichert und jederzeit von allen beteiligten Personen abgerufen werden, sodass Nachweispflichten eingehalten werden können. Unterstützend können personalisierte Berichte generiert und relevanten Stakeholdern zugewiesen werden. Im Falle von Audits sind diese Reports zwingend notwendig und liegen schnell griffbereit vor – ohne lange Suche, ohne zeitliche Verzögerung, ohne fehlende Daten. Dieser gesamte Prozess kann mit dem LMS statt in mehreren Wochen oder Monaten auf wenige Wochen oder lediglich Tage reduziert werden.
Dashboards, Berichte und Benachrichtigungen geben in Echtzeit einen Überblick über den Compliance-Status der Mitarbeitenden bei der Erfüllung ihrer Weiterbildungsmaßnahmen. Auf neue Qualifizierungsanforderungen kann so ebenfalls schnell reagiert werden. Pflichtschulungen können über das LMS einmal digital standardisiert erstellt und x-fach in der Organisation verteilt werden, statt diese ressourcenaufwendig manuell zu organisieren.
Handlungsfähigkeit und Wirksamkeit der HR erhöhen
Unser LMS sorgt für die digitale Zentralisierung von HR-Prozessen. Dazu gehört neben der Zuweisung und Verwaltung von Lernaktivitäten sowie Steuerung des Weiterbildungsbudgets eine effizientere Ressourcenplanung. Mit einem LMS kann die Personalabteilung erheblich dabei unterstützt werden, HR-Prozesse zu vereinfachen und Mitarbeitende ausreichend zu qualifizieren.
Herausforderungen der Personalabteilung
Der HR-Bereich versteht sich als Supporter der gesamten Unternehmung, in dem dieser Weiterbildungsbudgets verteilt oder Lerninhalte vereinheitlicht, koordiniert und zugänglich macht. Gleichzeitig sind Personaler:innen die erste Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden – egal ob für auszustellende Zeugnisse und Zertifikate, Gehaltsabrechnungen oder Beratung in der Weiterbildung.
Was passiert aber, wenn Aufgaben im Personalbereich immer diverser und umfangreicher werden und Herausforderungen wie die Distanz zu den Mitarbeitenden oder der fehlende Einblick in individuelle Kompetenzen die Situation erschweren? Die Folge: Wissenslücken können häufig weder identifiziert noch angegangen werden. Der händische Aufwand bei der Zuweisung von Lerninhalten ist zeit- und kostenintensiv. Aufgrund fehlender Daten können Ressourcen oftmals nicht genau geplant und die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden weder effektiv noch effizient durchgeführt werden.
Und an welcher Stelle setzen Sie als zuständige Person überhaupt an? Meistens am einzelnen Mitarbeiter – müsste nicht aber das Unternehmen auch als Ganzes betrachtet und der HR-Prozess darauf ausgerichtet werden?
Mit digitalen HR-Prozessen zum Businesserfolg
Mit dem LMS der Haufe Akademie erhalten Sie genau die Werkzeuge, die benötigt werden, um den eigenen Ressourcenbedarf sowie Kosten zu minimieren und viele der angesprochenen Prozesse zu zentralisieren. Die Qualifizierung der Belegschaft kann strategisch gesteuert und sichergestellt werden, in dem Weiterbildungsangebote zentral ausgeliefert und verteilt werden können. Den einzelnen Mitarbeitenden können genau die Schulungen und Inhalte zugespielt werden, die sie laut Gesetz absolvieren müssen oder die ihnen bei der persönlichen Weiterentwicklung behilflich sind. Das LMS schafft vollständige Transparenz in die wichtigsten Weiterbildungsmaßnahmen und Ergebnisse, was dazu führt, dass vorhandene Kompetenzen besser eingesetzt werden können. Es fungiert als eine Art "erweiterte Personalakte".
Das LMS gibt darüber hinaus einen Überblick über die angewandten Maßnahmen und die eingesetzten Kosten zur Entwicklung der Mitarbeitenden. Routineaufgaben und -schulungen können automatisiert zugewiesen und Personal- sowie Führungskräfte dank vereinfachter Freigabeprozesse so entlastet werden, dass das gesamte Unternehmen deutlich ressourcenschonender arbeiten kann.
Aufwand und Kosten dank automatisierter Workflows reduzieren
Dank unseres Learning Management Systems können (personelle) Kapazitäten besser geplant und eingesetzt sowie Reise- oder Dienstleisterkosten gesenkt werden. Darüber hinaus kann das Controlling durch den Einsatz von Daten einen besseren Überblick über die Opportunitätskosten gewinnen. Der gesamte Workflow wird automatisiert, sodass Führungskräfte das Bildungsinventar inklusive der Budgets besser im Blick behalten und deren Freigabeprozesse aktiv steuern können.
Aufwendige Erfassung von Ressourcen und Kosten
Bei der Weiterbildung von Mitarbeitenden entstehen an unterschiedlichen Stellen verschiedene Kosten. Dazu zählen neben den Weiterbildungskosten an sich beispielsweise auch Reisekosten bei analogen Vor-Ort-Schulungen oder interne Prozesskosten. Ohne ein zentrales System werden diese Kostenpunkte unterschiedlich erfasst und liegen häufig in verschiedenen Ordnern dezentral ab, was die Nachverfolgung erheblich beeinträchtigt. In größeren Organisationen gibt es darüber hinaus mehrstufige Freigabeprozesse dieser Kosten, was die Situation zusätzlich erschwert.
Wo haben Sie nochmal Rechnung der Außendienstlerin oder die Zertifizierung des Marketing-Managers für die letzte Weiterbildung abgelegt…?
Mehr Zeit für das Wesentliche mit automatisierten Workflows
Im LMS der Haufe Akademie können Berichte automatisiert mittels weniger Klicks erstellt und damit der gesamte Workflow verbessert werden, sodass Führungskräfte das Bildungsinventar inklusive der Budgets besser im Blick behalten und deren Freigabeprozesse aktiv steuern können.
Dieses Feature unterstützt auch andere Fachabteilungen wie das Controlling beim Kostenmonitoring sowie bei der Budgetplanung und ermöglicht einen Überblick über die Opportunitätskosten. Dank der Transparenz und der übersichtlichen Dashboards lassen sich (personelle) Kapazitäten besser planen und einsetzen sowie Reise- oder Dienstleisterkosten überblicken und freigeben.
Führungskraft-Befähigung bei der Weiterbildung der Mitarbeitenden
Führungskräfte können mittels des LMS‘ der Haufe Akademie das Weiterbildungsbudget im Blick behalten, Freigaben verwalten und sind somit erste Personalentwickler:innen. Die Weiterentwicklung von Teams und dessen Lernaktivitäten sowie Pflichtunterweisungen können über das System aktiv gesteuert werden. Dashboards ermöglichen einen Überblick über den Fortschritt sowie über Wissenslücken und Bedürfnisse der Mitarbeitenden.
Der lange Prozess bis zur Weiterbildung
Weiterbildungen gehen oftmals mit langen Freigabeprozessen einher: Mitarbeitende äußern ihre Weiterbildungsbedarfe gegenüber ihren Führungskräften – die weitere Abstimmung erfolgt dann häufig mit der HR, die die gewünschten Maßnahmen planen und ebenfalls weitergeben müssen. Die Führungskraft wird von der HR informiert und gibt die Info zur Freigabe wiederum an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter weiter. Dieser ganze Prozess erfordert also viel Abstimmung und ist deswegen zeit- und ressourcenaufwendig, bis die dringend benötigte Weiterbildung stattfinden kann.
Führungskräfte haben außerdem häufig keine Übersicht darüber, welche Qualifikation einzelne Mitarbeitende bereits besitzen und müssen auch hier immer den Weg über die Personalabteilung gehen.
Lassen sich da nicht einige Abstimmungs- und Feedbackschleifen einsparen?
Führungskräfte als unterstützende Personalentwickler:innen
Die Weiterentwicklung von Teams und dessen Lernaktivitäten sowie Pflichtunterweisungen können mittels des LMS‘ der Haufe Akademie aktiv gesteuert werden. Dashboards ermöglichen einen Überblick über den Fortschritt sowie über Wissenslücken und Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Führungskräfte können des Weiteren über das System das Weiterbildungsbudget im Blick behalten, Freigaben verwalten und sind somit erste Personalentwickler:innen. Bei offenen Rückfragen und Wissenslücken seitens der Führungskräfte gibt das System direkt und schnell Auskunft, sodass die Zusatzschleife über die HR nicht mehr nötig ist.
IT-Systemlandschaft vereinfachen und Komplexität reduzieren
Das LMS der Haufe Akademie vereinfacht die interne Bildungs-IT, indem Insel-Lösungen durch eine einzelne, zentrale Anlaufstelle abgelöst werden. Dank dieser Bündelung vielfältiger HR-Prozesse sowie der Festlegung auf einen Anbieter können Prozesse zentralisiert und Ressourcen eingespart werden, anstatt mehrere externe Dienstleister berücksichtigen zu müssen
Komplexe IT-Strukturen aufbrechen
Daten zur Qualifizierung der Mitarbeitenden werden häufig noch manuell und dezentral erfasst und in unübersichtlichen Ordnerstrukturen abgelegt. Kritischer wird die Situation zudem bei großen Unternehmen mit verschiedenen Standorten: Ein Standort nutzt beispielhaft einzelne Excel-Tabellen und die Ablage auf dem eigenen Desktop, ein anderer Standort bereits ein Sharepoint-Ablagesystem und ein agilerer Standort eine App, mit der Mitarbeitende auch beim Mobilen Arbeiten immer und zu jederzeit auf alle Trainings zugreifen können.
Dieser dezentrale Prozess führt zu fehlender Aktualität, ist darüber hinaus anfällig für Fehler und in Summe ineffizient, da ein hoher personeller Ressourcenaufwand damit einhergeht.
Woher wissen Sie nun, welcher der Mitarbeitenden zum Beispiel Sonderqualifizierungen in speziellen Bereichen vorweisen kann? Und wo finden Sie noch das passende Zertifikat dazu?
Mit Zentralisierung zum Erfolg
Mit dem LMS der Haufe Akademie finden alle weiterbildungsrelevanten Prozesse auf einer Plattform statt und die Suche nach den passenden Ressourcen und Informationen hat endlich ein Ende. Die Daten über den Qualifizierungsstatus der Mitarbeitenden sowie Zertifizierungsnachweise können zentralisiert festgehalten und über eine Schnittstelle in HR-Systeme importiert werden. Darüber hinaus ist das LMS mit diversen anderen Systemen und IT-Lösungen kompatibel: Neben der einfachen Verbindung zu Konferenzlösungen wie z.B. MS Teams oder GoToWebinar sind unter anderem auch Integrationen von Inhalten aus externen Plattformen möglich.
Die Plattform und das gesamte System laufen unter Einhaltung der DSGVO und der ISO-Norm 27001. Ein weiterer Vorteil ist das klimaneutrale Hosting in Deutschland.
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