Was kostet ein LMS? Die wichtigsten Faktoren im Überblick

Verschiedene LMS-Modelle im Vergleich

Die Wahl des richtigen LMS-Modells hat direkte Auswirkungen auf Ihre IT-Integration und Ihre Kostenstruktur. Grundsätzlich können Sie zwischen diesen LMS-Modellen wählen:

Bei Software as a Service (SaaS) nutzen Sie das LMS als Cloud-Dienst und zahlen eine regelmäßige Gebühr.

Merkmale des SaaS-Modells

• monatliche oder jährliche Abonnementgebühren
• meist pro Nutzer:in berechnet
• inklusive Hosting, Wartung und regelmäßiger Updates
• schnelle Implementierung ohne eigene IT-Infrastruktur
• einfache Skalierung bei wachsender Nutzerzahl

Das SaaS-Modell minimiert die Anfangsinvestition für das Learning Management System und verteilt die Kosten gleichmäßig über die Laufzeit. Die Gesamtkosten können jedoch über mehrere Jahre höher ausfallen als bei anderen Modellen.

Beim Kauf einer On-Premises-Lösung erwerben Sie eine dauerhafte Lizenz und betreiben die Lernplattform auf Ihrer eigenen IT-Infrastruktur.

Kostenfaktoren bei On-Premises

• hohe Einmalinvestition für die Lizenz
• eigene Server-Hardware und Infrastruktur
• IT-Personal für Betrieb und Wartung
• zusätzliche Kosten für Updates und Support
• Eigenverantwortung für Datensicherheit und Backups

Dieses LMS-Modell kann sich bei langfristiger Nutzung und großen Nutzerzahlen rechnen. Bedenken Sie jedoch die versteckten Kosten für Wartung, Updates und notwendige IT-Ressourcen.

Ein Open-Source-LMS bietet eine kostenfreie Basis, die Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen können.

Vor- und Nachteile von Open-Source

• keine Lizenzkosten für die Grundsoftware
• hohe Anpassungsflexibilität
• große Community für Support und Erweiterungen
• eigener Entwicklungsaufwand für Anpassungen
• Kosten für Hosting, Support und Wartung

Der vermeintlich kostenlose Einstieg kann durch den erhöhten internen Ressourcenbedarf schnell teurer werden als erwartet. Kostenvorteile realisieren Sie vor allem, wenn Sie über eigenes IT-Wissen verfügen.

Einmalige Kosten bei der LMS-Einführung

Neben dem gewählten Modell fallen bei der Einführung eines LMS weitere Kosten an, die Sie in Ihrem Budget berücksichtigen sollten.

Einrichtung und Konfiguration

Die Einrichtung umfasst alle Maßnahmen, um das LMS an Ihre Anforderungen anzupassen.

Typische Einrichtungskosten

• Grundkonfiguration und Branding
• Anpassung von Design und Benutzeroberfläche
• Entwicklung kundenspezifischer Funktionen
• Schnittstellenprogrammierung

Die Kosten variieren stark je nach gewünschtem Individualisierungsgrad. Standardkonfigurationen sind deutlich kostengünstiger als maßgeschneiderte Lösungen.

Projektkosten

Die internen und externen Projektkosten werden häufig unterschätzt oder gar nicht budgetiert. Eine gute Projektplanung und effiziente Implementierung reduzieren langfristig die Kosten für ein LMS.

Wichtige Projektkosten

• externer Projektmanagement-Support
• Workshops und Analysephasen
• Change Management und interne Kommunikation
• Schulung von Administrator:innen und Key User:innen
• Testphasen und Qualitätssicherung

Was kostet ein LMS im laufenden Betrieb?

Nach der Einführung der Lernplattform fallen regelmäßige Kosten an, die den Großteil der Gesamtkosten über die Nutzungsdauer ausmachen können.

Lizenz- und Nutzungsgebühren

Je nach gewähltem Modell variieren die laufenden Gebühren:

• SaaS: regelmäßige Nutzergebühren (meist pro Monat)
• On-Premises: jährliche Wartungs- und Supportverträge
• Zusatzkosten für Premium Features oder erhöhte Speicherkapazität

Achten Sie auf die Transparenz der Preismodelle und versteckte Kosten wie Mindestnutzerzahlen oder Upgrade-Gebühren.

Betriebskosten

Die technische Betriebsführung des LMS verursacht regelmäßige Kosten:

• Hosting und Server-Infrastruktur
• IT-Support und Administration
• regelmäßige Updates und Sicherheitspatches
• Backup und Datensicherung
• technische Dokumentation und Wissensmanagement

Bei SaaS-Lösungen sind diese Kosten in der Regel bereits in den Nutzungsgebühren enthalten, bei On-Premises-Lösungen fallen sie zusätzlich an.

Content-Kosten

Ein LMS ist nur so gut wie seine Inhalte. Das bedeutet, dass Sie die „leere Hülle” mit qualitativ hochwertigen Inhalten füllen müssen, die die Lernenden ansprechen und motivieren.

Optionen für Content-Beschaffung

• interne Erstellung (Arbeitszeit, Autorentools)
• Einkauf externer Standardkurse
• maßgeschneiderte Content-Entwicklung
• Lizenzen für Drittanbieter-Bibliotheken (jährliche Pauschalen)

Unterschätzen Sie nicht die kontinuierlichen Kosten für die Aktualisierung und Erweiterung der Lerninhalte. Die Content-Erstellung macht einen erheblichen Teil der Gesamtkosten aus.

Indirekte Kosten: Zusätzliche Faktoren in der LMS-Kalkulation

Neben den zuvor genannten direkten Kosten existieren indirekte Kosten, die Unternehmen mitunter übersehen. Sie können allerdings den Gesamtpreis Ihres LMS maßgeblich beeinflussen.

Interne Ressourcen

Ein erfolgreiches LMS benötigt eine kontinuierliche Betreuung durch Ihre Mitarbeitenden:

• dedizierte Administrator:innen für die Systembetreuung
• Content-Ersteller:innen und Trainer:innen, die qualitativ hochwertige Lerninhalte entwickeln und pflegen
• IT-Support für technische Fragen
• Projekt-Sponsor:innen aus der Führungsebene

Kalkulieren Sie den Zeitaufwand dieser internen Ressourcen realistisch ein. Besonders in der Einführungsphase ist der Bedarf hoch, aber auch im laufenden Betrieb bleibt ein gewisser Grundaufwand bestehen.

Change Management und Adoption

Die beste Technologie nützt nichts ohne die Akzeptanz bei den Nutzenden. Investieren Sie in folgende Maßnahmen, damit Ihr LMS von den Lernenden gut angenommen wird:

• interne Kommunikation
• Schulungen für Anwendende
• kontinuierliche Förderung der Nutzung
• Maßnahmen zur Etablierung einer Lernkultur

Ein durchdachtes Change Management erhöht die Nutzungsraten und damit den Return on Investment Ihres LMS deutlich.

Es lohnt sich, hier nicht zu sparen!

Return on Investment eines LMS

Trotz aller Kosten schafft die Einführung eines LMS einen großen Mehrwert – sowohl direkt als auch indirekt. Zwar sind die indirekten Faktoren schwerer zu beziffern, haben aber langfristig oft einen größeren finanziellen Einfluss als die direkten Einsparungen.

Besonders bei großen, verteilten Teams oder häufigen Schulungsbedarfen amortisieren sich die LMS-Kosten schnell. 

Zeitlicher Rahmen: Wie lange dauert die LMS-Einführung?

Die Implementierungsdauer wirkt sich direkt auf die Projektkosten aus und bestimmt, wann Sie mit Ihrem LMS produktiv arbeiten können. Dabei hängt die Dauer der LMS-Einführung maßgeblich vom gewünschten Individualisierungsgrad ab. Im Durchschnitt beträgt sie etwa zehn Wochen – von der Anforderungsanalyse bis zum vollständigen Rollout. 

Der Zeitrahmen kann jedoch stark variieren: Bei einem hohen Individualisierungsbedarf dauert das Projekt länger, während eine weitgehend standardisierte Lernplattform schneller implementiert werden kann.

Zudem kann ein schlagkräftiges Projektteam die Einführung des LMS beschleunigen und gleichzeitig die Kosten senken. Wichtige Stakeholder:innen im LMS-Projekt sind:

• Vertreter:innen aus der Geschäftsführung (C-Level)
• IT-Abteilung
• Personalentwicklung (Learning & Development, kurz L&D)
• Einkauf
• Datenschutz & Compliance

Tipp: Besonders bewährt hat sich die Einrichtung einer Stabsstelle mit direkter Berichtslinie zur Geschäftsführung und kurzen Entscheidungswegen. Dann kann ein LMS mitunter bereits nach einem Monat live gehen.

Ideales Preis-Leistungs-Verhältnis: LMS der Haufe Akademie

In einer Zeit, in der Weiterbildung ein strategischer Erfolgsfaktor ist, brauchen Unternehmen leistungsstarke und gleichzeitig kosteneffiziente Lösungen. Das Learning Management System der Haufe Akademie bietet genau das: eine perfekte Balance aus strukturiertem Lernen, flexiblen Anpassungsmöglichkeiten und transparenten Kosten – für Unternehmen jeder Größenordnung, ob mit 100 oder 1.000 Mitarbeitenden:

• SaaS-Lösung mit sicherem Hosting in Deutschland (DSGVO-konform, ISO-zertifiziert)
• intuitive Nutzeroberfläche mit individuellen Anpassungsmöglichkeiten im Corporate Design
• umfassendes Kurs- und Veranstaltungsmanagement für verschiedene Lernformate
• integriertes Autorentool zur eigenständigen Content-Erstellung
• automatische Zertifizierung für Compliance-Nachweise und Pflichtkurse
• mobiles, responsives Lernen auf allen Endgeräten
• nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaften

Mehr als nur Technologie: Partnerschaft für Ihren Erfolg

Die Haufe Akademie versteht sich als Partner auf Augenhöhe, der Sie bei der erfolgreichen LMS-Einführung und -Nutzung begleitet:

• kompetente Projektbegleitung während der Implementierung
• Unterstützung beim Rollout mit Erklärvideos und Best Practices
• langjährige Erfahrung aus zahlreichen erfolgreichen Kundenprojekten
• kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems

Investieren Sie in eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wächst und Ihre Mitarbeitenden dabei unterstützt, ihr volles Potenzial zu entfalten.

Fazit: Was kostet ein LMS? Eine Investition in die Zukunft!

Die Kosten eines LMS setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen – von der Anschaffung über die Implementierung bis zum laufenden Betrieb. Entscheidend für die Budgetplanung sind Faktoren wie Funktionsumfang, Nutzermodell, technische Integration und Content-Strategie. 

Während ein LMS auf den ersten Blick als reiner Kostenfaktor erscheinen mag, überwiegen langfristig die Vorteile: effizientere Lernprozesse, höhere Mitarbeiterkompetenz und messbare Einsparungen bei Schulungskosten. Ein gut ausgewähltes und implementiertes LMS wie das der Haufe Akademie zahlt sich durch eine erhöhte Produktivität und Zufriedenheit der Lernenden mehrfach aus – es ist somit keine bloße Ausgabe, sondern eine strategische Investition in die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.