Datenschutz und Lohnabrechnung - Dos & Don'ts

Grundlagen

• Überblick über die grundlegenden Gesetze/Vorschriften.
• Situationen, in denen der Datenschutz relevant wird.
• Problembereiche, die bedacht und geregelt werden müssen.
• Wichtige Begriffe, die man kennen sollte.
• Die digitale Personalakte und das Arbeitnehmer-Portal.
• Die digitale Lohnabrechnung.

Pflichten

• Rechenschaftspflicht der Personalabteilung.
• Weiterführende Pflichten für die Lohn- und Gehaltsabteilung.
• Verarbeitung personenbezogener Daten – mit und ohne persönliche Einwilligung.
• Dokumentationspflichten.

Cloudcomputing und Dienstleister

• Cloud Computing in der Personalabteilung und Datensicherheit in der Gehaltsabrechnung.
• Datenschutz und Datensicherheit bei Nutzung unterschiedlicher Kommunikationssysteme.
• Auftragsverarbeitungsverträge mit externen Dienstleistern – was ist nötig?
• Lohn- und Gehaltsabrechnung beim Dienstleister: Verantwortlichkeit für den Datenschutz und die Datensicherheit.
• Kontrolle über den Dienstleister.

Datenverarbeitung und -austausch

• Sicherer Datenaustausch mit Sozialversicherungsträgern, Finanzämtern und Behörden.
• Auskunftspflicht bei Lohnpfändung und Gehaltsabtretung.
• Umgang mit Dokumenten bei der Reisekostenabrechnung.
• Erforderliche Daten zur Bearbeitung von bAV.
• Daten für Anträge und Formulare bei Auslandsreisen, Entsendung, Grenzübergängen.

WhatsApp

• WhatsApp in der Personalabteilung.
• Per WhatsApp zum:r neue:n Mitarbeiter:in.
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per WhatsApp.
• Kündigung per WhatsApp.
• Zeiterfassung/Urlaub/Krankheit etc.

Sicherheit von Kommunikationswegen und -mitteln

• Elektronischer Versand von Gehaltsabrechnungen.
• Kontrolle von Telekommunikationsanlagen.
• Konsequenzen unbefugter Nutzung.
• Haftung von Arbeitnehmer:innen.
• Haftung des Arbeitgebers.