Virtuelle und hybride Meetings effizient leiten und moderieren

Fragen und Antworten aus dem Seminar “Virtuelle und hybride Meetings effizient leiten und moderieren“

Was ist denn der Unterschied zwischen Live-Meetings, Online Meetings und hybriden Meetings? Ist Meeting nicht gleich Meeting?

Bei Live-Meetings handelt es sich um klassische Besprechungen. Alle Teilnehmer sind in einem Raum und jeder bekommt auch die non-verbalen Reaktionen der Anderen mit. Bei Online Meetings ebenso wie bei Telefonkonferenzen ist keiner der Teilnehmer im selben Raum wie der Besprechungsleiter. Hier gibt es also viel mehr Potential für Missverständnisse und eine aktivere Einbindung durch den Besprechungsleiter ist unabdingbar. Hybride Meetings sind eine Mischung aus Online und Live-Meetings: Einige Teilnehmer befinden sich zusammen im Besprechungsraum, andere sind Online oder via Telefon zugeschaltet.

Was ist zu beachten bei gemischten Meetings?

Bei hybriden Besprechungen ist es wichtig, sowohl auf die Teilnehmer im Raum, als auch auf die zugeschalteten Teilnehmer einzugehen. Moderieren heißt, dafür zu sorgen, dass alle Meinungen und Kompetenzen effektiv in die Gesamtlösung einfließen können, um das bestmögliche Gesamtergebnis zu erzielen und so die Zeit aller effizient zu nutzen. Besonders bei gemischten Meetings heißt dies, aktiv alle Teilnehmer einzubeziehen, zu verbalisieren was im Raum vor sich geht sowie für Visualisierung und Transparenz zu sorgen.

Was ist eine wesentliche Erkenntnis aus dem Seminar?

- Gute Vorbereitung ist essentiell und kann schnell gehen.
- Technische Hürden lassen sich mit einigen Kniffs weitestgehend umgehen.
- Aktive Einbeziehung aller Teilnehmer, Visualisierung und Dokumentation ist der Schlüssel für ein tragfähiges Besprechungsergebnis. (Wie das konkret getan werden kann, erfahren Sie im Seminar)

Was lernen bzw. üben die Teilnehmer im Seminar?

Im Seminar werden alle Besprechungsphasen durchlaufen, beginnend mit der Vorbereitung und der Frage „Brauche ich überhaupt eine Besprechung?“. Tools und Techniken für jede Besprechungsphase, speziell für den Einsatz in online und hybriden Besprechungen werden geübt. Ebenso werden der Umgang mit schwierigen Situationen, die Visualisierung und der Einsatz der Konferenztechnik anhand von Situationen aus dem Arbeitsalltag der Teilnehmer trainiert – so dass die Anwendung im Arbeitsalltag nach dem Seminar leichtfällt.

Muss man über eine spezielle Software verfügen, oder diese nutzen?

Nein, sie müssen keine spezielle Software wie Teams, WebEx, Skype, Zoom, etc. nutzen. In der Vorbereitung ist es hilfreich, wenn Sie sich mit der Software, die in Ihrem Unternehmen genutzt wird, vertraut machen. Sie haben die Gelegenheit im Seminar mit Ihrem Rechner und Ihrer Software zu üben, so dass ein „Umlernen“ nach dem Seminar entfällt.

Wer sollte das Seminar besuchen?

Jeder, der hybride oder Online Besprechungen/Meetings mit Tools wie Skype, Teams, WebEx, Zoom und Co. leitet und sich wünscht, gezielt und schnell zum Ergebnis zu gelangen.