Modernes Projektmanagement verwendet Programme und Tools, die bei der Projektplanung unterstützen. Allerdings ist die Auswahl groß und es stellt sich immer die Frage, was man von einem Programm erwartet. Best-of-breed und Best-of-suite unterscheiden die Ansätze, mit denen man an die Auswahl der Programme und Tools herangehen kann.
Was ist Best-of-breed?
Nicht jedes Programm oder Tool erfüllt alle Voraussetzungen, die man gerne hätte. Deshalb gibt es den Best-of-breed-Ansatz. Dabei sucht man sich mehrere Programme und Tools aus, die zusammen den eigenen Vorstellungen entsprechen und alle Voraussetzungen erfüllen. Man wählt das „Beste einer Zucht“ aus, also das jeweils beste Programm im entsprechenden Bereich.
Das Problem, das damit einhergeht, ist, dass man sich entsprechend mit mehreren Tools vertraut machen muss und die Kosten hoch ausfallen können.
Was ist Best-of-suite?
Dem gegenüber steht der Best-of-suite-Ansatz. Hier verwendet man ein einzelnes Programm für die Aufgaben und muss sich entsprechend auch nur mit einem Tool vertraut machen. Meistens handelt es sich dabei um Software, die für einen bestimmten Zweck entwickelt wurde und somit die meisten Voraussetzungen für diesen einen Zweck mitbringt.
Allerdings kann das bedeuten, dass man Abstriche bei Funktionen und Features machen muss. Dafür zahlt man nur für ein Tool und hält die Kosten gering.
Best-of-breed oder Best-of-suite?
Welcher Ansatz der richtige für das eigene Unternehmen ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Diese lassen sich nicht pauschal beantworten, sondern sind individuell zu betrachten. Es kommt dabei auf die Ansprüche und die Ziele an. Ein Beispiel: Will man für das Projektmanagement nur ein paar Tabellen erstellen und Texte schreiben, reichen Microsoft Word und Microsoft Excel dafür völlig aus. Will man hingegen das komplette Projektmanagement kleinteilig planen, braucht es Lösungen wie SAFe, ITIL® und IREB®.
Bei der Entscheidung ob Best-of-breed oder Best-of-suite sind folgende Fragen entscheidend:
Wie relevant sind die Prozesse, die ein Tool unterstützen soll?
Die erste Frage vor der Verwendung eines Tools oder Programms ist immer: Welche Prozesse soll die Software unterstützen und wie wichtig sind diese Prozesse?
Je wichtiger die Prozesse sind, desto wichtiger ist es, dass alle Voraussetzungen durch die Software erfüllt werden. Deshalb ist bei wichtigen Prozessen in der Regel Best-of-breed der bessere Ansatz, da verschiedene Tools in Symbiose mehr Voraussetzungen erfüllen.
Für weniger wichtige Prozesse, bei denen Abstriche gemacht werden können, ist dementsprechend die Best-of-suite-Methode eine Möglichkeit. Meistens gibt es das eine Programm, das die eigenen Vorstellungen fast genau erfüllt, aber nicht darüber hinausgeht. Soll das Programm keine weiteren Zwecke erfüllen, ist Best-of-suite sinnvoll, weil ein Programm einfacher zu lernen ist als mehrere Tools und vermutlich die Kosten insgesamt geringer sind.
Wie viele unterschiedliche Anbieter beziehungsweise Programme sollen es sein?
Die Frage nach der Menge an Programmen und vor allem unterschiedlicher Anbieter ist vor allem dann wichtig, wenn die einzelnen Abteilungen im Unternehmen miteinander verzahnt sind und entsprechend zusammenarbeiten müssen. Verwenden alle Abteilungen unterschiedliche Programme von verschiedenen Anbietern, kann es schnell zu Einschränkungen kommen. Diese Einschränkungen verkomplizieren die Zusammenarbeit und sorgen für höheren Aufwand.
Ein einheitliches Programm, das alle Abteilungen abdecken soll, kann hingegen dahingehend einschränken, dass es nicht mit ausreichend Funktionen für alle Abteilungen ausgestattet ist und somit überall Abstriche gemacht werden müssen.
Wenn man auf einen Anbieter setzt, kann es zudem bei entsprechendem Wachstum irgendwann sehr schwierig und komplex werden, auf andere Anbieter umzusteigen.
Wie viel Zeit und Geld sollen investiert werden?
Zeit ist Geld und umgekehrt. Viele Programme kosten in der Regel mehr Geld als ein einzelnes Programm. Und die Zeitersparnis ist ebenfalls nicht zu verachten. Sich mit einem Programm vertraut zu machen kostet weniger Zeit, als sich in mehrere Programme hineinzuarbeiten.
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