Auch etablierte Systeme und Anwendungen können immer wieder unvorhergesehene Probleme verursachen. Beispielsweise der Microsoft Exchange Server. Die Groupware, deren Aufgabe unter anderem die zentrale Ablage und Verwaltung von E-Mails ist, markierte für einige Stunden alle ausgehenden E-Mails als Spam. Die IT-Abteilung von Microsoft 365 reagierte schnell und behob das Problem.
Exchange und der Umgang mit Spam
Microsoft Exchange war ursprünglich ein einfaches E-Mail-System. Mittlerweile handelt es sich um eine Groupware, die zahlreiche Funktionen miteinander vereint. Dazu gehören unter anderem:
- E-Mails
- Termine/Kalender (inkl.Terminplanungs-Assistent)
- Aufgaben
- Kontakte/Adressen
- Notizen
- Zertifikatbasierte Authentifizierung
Wie jedes gute E-Mail-Verwaltungs-System ist auch Microsoft Exchange darauf ausgelegt, Spam zu erkennen und zu filtern. Erkennt das Programm eine Spam-Mail – oder eine Junk-Mail, wie sie Microsoft-Anwendungen nennen – verschiebt es die E-Mail in den entsprechenden Ordner. E-Mails, die Exchange als besonders gefährlich einstuft, schiebt die Software in die Quarantäne.
Das Problem dabei: Sowohl der Spam-Ordner (oder Junk-Ordner) als auch die Quarantäne sind bei den meisten Anwenderinnen und Anwendern keine regelmäßigen Anlaufstellen. Schlimmer noch: Viele Nutzer:innen leeren diese Ordner ungesehen, weil sie mit Spam gar nicht erst in Berührung kommen wollen.
Was normalerweise keine weitreichenden Probleme verursachen sollte, nimmt einen kritischen Zustand an, wenn Microsoft Exchange plötzlich alle ausgehenden E-Mails als Spam markiert. Es besteht die Gefahr, dass die Empfänger:innen E-Mails nicht lesen und die Postfächer der Administration mit Blindkopien geflutet werden.
Der Fehler bei Exchange, der zum falschen Spam führte
Aufgefallen war das Problem, weil Microsoft Exchange zusätzlich zur Spam-Markierung der E-Mails, eine Blindkopie der jeweiligen E-Mails an die Microsoft-365-Administratoren sendete. Diese BCC-Mails versendete das Programm in hoher Anzahl. Das IT-Team von Microsoft kündigte über die sozialen Medien deshalb vorerst die Untersuchung der zahlreichen BCC-Mails an.
Im Verlauf der Untersuchungen stellte sich heraus, dass Microsoft Exchange nicht nur BCC-Mails an die Admins sendete, sondern die entsprechenden E-Mails auch in der Quarantäne des Tenants landeten.
Microsoft deaktivierte daraufhin eine Anti-Spam-Regel im System, um das Problem zu lösen. Diese Anti-Spam-Regel veranlasste Microsoft Exchange weltweit dazu, alle ausgehenden E-Mails als Spam einzustufen.
Es ist möglich, dass diese Anti-Spam-Regel zusätzlich dafür gesorgt hat, dass Exchange bestimmte Benutzerkonten auf die Spam-Liste verschob und diese Absender dadurch blockiert sind. Nachträgliche Anpassungen können also unter Umständen notwendig sein.
Administratoren haben die Möglichkeit, in den Einstellungen die Richtlinien für Spam zu verändern und dadurch die automatische Blindkopie auszustellen. Dadurch bleibt der Posteingang sauber. Auf der anderen Seite fällt eine derartige Fehlfunktion vermutlich erst später auf.
Microsoft Exchange kennenlernen mit skill it
Um Microsoft Exchange richtig zu nutzen und interne Problem zu verhindern, sollten die Grundlagen bekannt sein. Das schützt zwar nicht vor globalen Fehleinstellungen, bietet aber eine interne Sicherheit beim Umgang mit E-Mails und dem Messaging im Allgemeinen.
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